Når bruker man databehandleravtale?

Når trenger du en databehandleravtale? Navigering i personvernjungelen

I dagens digitale landskap er det uunngåelig å dele personopplysninger med eksterne aktører. Bruker du en skytjeneste for å lagre kundeinformasjon, en markedsføringsbyrå for å sende ut nyhetsbrev, eller en regnskapsfører for å håndtere lønn, kan du være i kontakt med personopplysninger som krever en streng regulering. Dette er der databehandleravtalen kommer inn i bildet. Men når er det faktisk nødvendig med en slik avtale?

Enkelt forklart: Du trenger en databehandleravtale hver gang en ekstern aktør (databehandleren) behandler personopplysninger på vegne av din virksomhet (den behandlingsansvarlige). Dette gjelder uansett om det er snakk om en stor, internasjonal aktør eller en mindre lokal bedrift.

Hva gjør en databehandleravtale?

En databehandleravtale er en juridisk bindende avtale som definerer forholdet mellom den behandlingsansvarlige og databehandleren. Den sikrer at personopplysningene behandles i tråd med gjeldende lovgivning, primært GDPR (General Data Protection Regulation) og norsk personopplysningslov. Avtalen spesifiserer blant annet:

• Formålet med behandlingen: Hvilke opplysninger skal behandles, og hva skal de brukes til? Dette må være klart definert og avgrenset.
• Behandlingsaktiviteter: Hvilke konkrete oppgaver skal databehandleren utføre? Dette kan inkludere lagring, arkivering, sletting, etc.
• Sikkerhetstiltak: Hvilke tiltak skal databehandleren iverksette for å sikre personopplysningene mot uautorisert tilgang, tap eller misbruk? Dette er avgjørende for å oppfylle kravene i GDPR.
• Databehandlerens ansvar: Hvem bærer ansvaret dersom det skjer brudd på personvernet? Avtalen må tydelig definere ansvarsfordelingen.
• Varighet og oppsigelse: Hvor lenge varer avtalen, og hvordan kan den sies opp?
• Dataoverføring: Regulering av eventuell overføring av personopplysninger til tredjeland.

Eksempler på situasjoner hvor du trenger en databehandleravtale:

• Skytjenester: Bruk av tjenester som Google Workspace, Microsoft 365, Dropbox eller andre skylagringstjenester for å lagre kunde- eller ansattdata.
• Markedsføringsautomatisering: Bruk av verktøy som Mailchimp, HubSpot eller lignende for å sende ut markedsføringsmateriell.
• Rekrutteringsplattformer: Bruk av plattformer for å administrere søknader til stillinger.
• Lønnstjenester: Bruk av eksterne aktører for å håndtere lønnsutbetalinger.
• Kundestøtte-systemer: Bruk av eksterne systemer for å håndtere kundehenvendelser.

Konsekvenser av å ikke ha en databehandleravtale:

Å unnlate å inngå en databehandleravtale kan føre til betydelige konsekvenser, blant annet:

• Store bøter: Datatilsynet kan ilegge betydelige bøter ved brudd på GDPR.
• Tap av tillit: Brudd på personvernet kan skade omdømmet og tilliten til din virksomhet.
• Juridiske konsekvenser: Du kan bli stilt ansvarlig for databehandlerens handlinger.

Avslutningsvis: En databehandleravtale er ikke bare en formalitet, men et viktig verktøy for å sikre at personopplysninger behandles lovlig og sikkert. Det er derfor avgjørende å sørge for at du har en slik avtale på plass når du benytter eksterne aktører til behandling av personopplysninger. Ved tvil, søk juridisk rådgivning.

#Databehandleravtale #Gdpr #Personvern