Når er det behov for en databehandleravtale?

Når trenger du en databehandleravtale? En nødvendighet i dagens digitale landskap

I dagens digitale tidsalder håndterer de fleste virksomheter personopplysninger. Men hva skjer når du overlater denne behandlingen til en ekstern aktør? Da trenger du en databehandleravtale. Denne avtalen er ikke bare en formalitet; den er et essensielt verktøy for å sikre både virksomhetens og kundenes personvern, og for å unngå dyre bøter og tap av tillit.

GDPR, eller General Data Protection Regulation, stiller strenge krav til hvordan personopplysninger behandles. En virksomhet som samler inn og behandler slike opplysninger er databehandleransvarlig. Men hva med når du benytter et eksternt firma, som for eksempel et markedsføringsbyrå, et regnskapsførsel, en skytjenesteleverandør eller en IT-konsulent, til å behandle disse opplysningene på dine vegne? Da blir det eksterne firmaet en databehandler.

En databehandleravtale er obligatorisk når:

• En tredjepart behandler personopplysninger på dine vegne. Dette gjelder uavhengig av om behandlingen skjer i Norge eller i utlandet. Det avgjørende er at en annen aktør enn din virksomhet har tilgang til og behandler personopplysninger som du er ansvarlig for.
• Behandlingen involverer sensitiv informasjon. Opplysninger som rasemessig eller etnisk bakgrunn, politiske meninger, religiøs eller filosofisk overbevisning, fagforeningsmedlemskap, genetiske data, biometriske data, data om helse eller data om seksualliv eller seksuell orientering krever ekstra forsiktighet og en grundig databehandleravtale.
• Du bruker en skytjeneste. Lagring av personopplysninger i skyen krever en avtale som tydelig definerer ansvaret til både databehandleransvarlig (deg) og databehandleren (skytjenesteleverandøren).
• Du outsourcer deler av din IT-drift. Dette inkluderer alt fra vedlikehold av servere til drift av nettsteder som håndterer personopplysninger.
• Du benytter eksterne systemer for kundehåndtering (CRM) eller andre systemer som lagrer personopplysninger.

Hva bør en databehandleravtale inneholde?

En god databehandleravtale bør være spesifikk og tydelig definere:

• Formålet med behandlingen. Hvilke personopplysninger skal behandles, og hva skal de brukes til?
• Typen behandling. Hvilke operasjoner skal utføres på opplysningene? (f.eks. innsamling, lagring, analyse, sletting).
• Varighet av avtalen. Hvor lenge skal databehandleren behandle opplysningene?
• Sikkerhetstiltak. Hvilke tiltak skal databehandleren iverksette for å beskytte personopplysningene mot uautorisert tilgang, tap, ødeleggelse eller misbruk?
• Datasikkerhet. Dette inkluderer spesifikke krav til kryptering, tilgangskontroll og beredskapsplaner.
• Underbehandling. Kan databehandleren engasjere andre databehandlere? I så fall må dette reguleres i avtalen.
• Rettigheter for den registrerte. Hvordan skal databehandleren håndtere forespørsler fra registrerte om tilgang, retting eller sletting av data?
• Ansvarsfordeling. Hvem har ansvaret for eventuelle brudd på personvernet?
• Sletting av data. Hvordan og når skal data slettes etter at behandlingen er avsluttet?

Å ha en solid databehandleravtale er ikke bare et krav i henhold til GDPR, men også en god forretningspraksis. Den beskytter både din virksomhet og kundene dine, og bidrar til å opprettholde tilliten i markedet. Uten en slik avtale risikerer du både bøter og alvorlig skade på omdømmet. Ta derfor kontakt med en jurist eller en ekspert på personvern for å få hjelp til å utforme en avtale som er tilpasset din virksomhets behov.

#Avtale #Databehandler #Gdpr