Hvordan lage rekvisisjon?

Rekvisisjonen: Din guide til en effektiv bestilling

I en organisasjon er rekvisisjonen et kritisk dokument for å initiere kjøpsprosessen. Den fungerer som en formell forespørsel om å skaffe varer eller tjenester, og er et viktig ledd i å sikre budsjettdisiplin og sporbarhet. Men hvordan lager man en god og gyldig rekvisisjon? Denne artikkelen gir deg en oversikt over prosessen og viktige punkter du må huske på.

Hva er en rekvisisjon?

Før vi dykker ned i selve prosessen, la oss definere hva en rekvisisjon egentlig er. En rekvisisjon er et internt dokument som brukes for å be om en bestilling. Den skiller seg fra en bestilling, som er et dokument som sendes til en ekstern leverandør for å bekrefte et kjøp. Rekvisisjonen er altså et internverktøy som sikrer godkjenning og kontroll før bestillingen plasseres.

Hvordan lage en rekvisisjon – steg for steg:

1. Identifiser behovet: Start med å tydelig definere hva du trenger. Hvilke varer eller tjenester skal anskaffes? Hvorfor er de nødvendige?

2. Innhent nødvendig informasjon: Samle all relevant informasjon om varen eller tjenesten du trenger. Dette inkluderer:

   • Beskrivelse: Vær så spesifikk som mulig. Unngå vage beskrivelser.
   • Antall/Mengde: Oppgi nøyaktig antall eller mengde du trenger.
   • Spesifikasjoner: Inkluder relevante spesifikasjoner som farge, størrelse, modellnummer osv.
   • Leverandør (om mulig): Hvis du har en foretrukken leverandør, oppgi dette (husk at dette ofte krever begrunnelse).
   • Prisestimat: Selv om den nøyaktige prisen kanskje ikke er kjent, er det viktig å gi et realistisk estimat.
   • Leveringsdato: Angi når du trenger varen eller tjenesten.
   • Kostnadssted/Budsjettpost: Hvilket budsjett skal kostnaden belastes?

3. Fyll ut rekvisisjonen: De fleste organisasjoner har standardiserte skjemaer for rekvisisjoner, enten i papirformat eller elektronisk. Fyll ut alle obligatoriske felter nøyaktig og leselig.

4. Begrunnelse: En god rekvisisjon inkluderer en kort, men presis begrunnelse for behovet. Forklar hvorfor anskaffelsen er nødvendig for å oppnå organisasjonens mål.

5. Godkjenning: Send rekvisisjonen til godkjenning hos relevant(e) overordnede. Dette er en kritisk fase for å sikre budsjettdisiplin og unngå unødvendige innkjøp.

6. Oppfølging: Etter innsending, følg opp rekvisisjonen for å sikre at den blir behandlet i tide.

Skriftlighet og autentisering:

Som nevnt er skriftlighet et viktig krav for rekvisisjoner. Dette sikrer sporbarhet og etterprøvbarhet. I de fleste tilfeller kreves en skriftlig rekvisisjon, enten i papirformat eller elektronisk. Muntlige rekvisisjoner bør kun unntaksvis aksepteres, for eksempel i nødsituasjoner, og skal i etterkant dokumenteres skriftlig.

Elektroniske rekvisisjoner er tillatt, og blir stadig mer vanlig. Det er imidlertid viktig å sikre at systemet som brukes, ivaretar følgende:

• Avsenderens identitet: Systemet må garantere at rekvisisjonen faktisk kommer fra den personen den utgir seg for å komme fra. Dette kan oppnås ved hjelp av passord, tofaktorautentisering eller andre sikkerhetsmekanismer.
• Integritet: Systemet må sikre at innholdet i rekvisisjonen ikke kan endres etter at den er sendt inn. Dette kan gjøres ved hjelp av digitale signaturer eller andre former for kryptering.
• Sporbarhet: Systemet må loggføre alle handlinger som er knyttet til rekvisisjonen, slik at man kan se hvem som har opprettet den, hvem som har godkjent den, og eventuelle endringer som er gjort.

Konklusjon:

En effektiv rekvisisjonsprosess er avgjørende for en velfungerende organisasjon. Ved å følge disse trinnene og sørge for at rekvisisjonene er korrekte, fullstendige og godkjente, kan du bidra til å sikre budsjettdisiplin, unngå unødvendige innkjøp og effektivisere innkjøpsprosessen. Husk at tydelig kommunikasjon, nøyaktighet og etterlevelse av interne retningslinjer er nøkkelen til en vellykket rekvisisjon.

#Kjøp #Rekvisisjon #Skjema