Hvordan bokføre gave til ansatte?

Gave til ansatte – riktig bokføring i praksis

Å gi gaver til ansatte er en fin gest, men det er viktig å håndtere det korrekt i regnskapet. Feil bokføring kan føre til unødvendige problemer med skatt og revisjon. Denne artikkelen gir en klar og presis veiledning om hvordan du bokfører gaver til ansatte, inkludert håndtering av eventuelle tilknyttede avgifter.

Hovedkontoen for gaver:

For gaver til ansatte benyttes konto 5900 – Gaver til ansatte. Dette er en standardkonto som dekker de fleste typer gaver, fra julegaver og gavekort til andre former for oppmerksomhet. Husk at beløpet som bokføres her, er nettobeløpet etter eventuell merverdiavgift.

Håndtering av serviceavgifter og merverdiavgift:

Dersom gaven inkluderer en serviceavgift (f.eks. ved kjøp av et gavekort hvor en avgift legges til), må denne bokføres separat. Serviceavgiften, inkludert merverdiavgift, posteres på konto 7798 – Annen kostnad, fradragsberettiget. Det er avgjørende å spesifisere i regnskapet at det dreier seg om en serviceavgift knyttet til gaven til ansatte. Dette sikrer korrekt fradrag for merverdiavgift og tydeliggjør kostnadsbildet.

Eksempel:

La oss si du kjøper et gavekort til en ansatt for kr 500,-. Gavekortet inneholder en serviceavgift på kr 50,- med 25% merverdiavgift (kr 12,50). Bokføringen ville se slik ut:

• Debet (kostnad):
  • 5900 – Gaver til ansatte: kr 450,- (500,- - 50,-)
  • 7798 – Annen kostnad, fradragsberettiget: kr 50,- (serviceavgift inkl. mva)
• Kredit (utbetaling):
  • Bankkonto: kr 500,-

Merknad i regnskapet: "Gavekort til [ansattens navn], inkludert serviceavgift med mva."

Viktige hensyn:

• Grenseverdier: Det er viktig å være oppmerksom på eventuelle skattemessige grenseverdier for skattefri gave til ansatte. Overskridelse av disse kan ha skattemessige konsekvenser for både arbeidstaker og arbeidsgiver. Konsulter skatterådgiver ved tvil.
• Dokumentasjon: Oppbevar all dokumentasjon knyttet til gaver til ansatte, som kvitteringer og fakturaer. Dette er viktig for å kunne redegjøre for utgiftene ved behov.
• Spesifikasjon: Vær presis i regnskapsføringen, og beskriv tydelig hva gaven består av.

Ved å følge disse retningslinjene sikrer du at bokføringen av gaver til ansatte er korrekt og i samsvar med regnskapslovgivningen. Husk at denne informasjonen er generell veiledning, og det anbefales å konsultere en regnskapsfører eller skatterådgiver for å sikre at bokføringen er korrekt for din spesifikke situasjon.