Hva bør en avviksmelding inneholde?

Skal avviksmeldinger inneholde personlig informasjon?

Nei.

• Skal ikke ha navn.
• Eller annen konfidensiell info.

Husker den gangen jeg skrev en avviksmelding om kaffemaskinen på jobb, hehe. Skrev jo at “Per” alltid glemte å fylle på vann. Fikk kjeft av sjefen etterpå! Lærte min lekse da for å si det sånn. Nå skriver jeg bare “en ansatt”. Mye bedre. Pluss at Per ble sur, haha! Han mente jo at det var Lise som alltid glemte det. Kaffekrig på kontoret, ass. Neida, men litt småkrangling. Uansett, personopplysninger er fyfy i avviksmeldinger!

Tenkte jeg skulle legge til litt mer info her, for sikkerhets skyld. Greit å ha alt på ett sted liksom.

• Fokus på selve avviket. Hva skjedde?
• Dato og tidspunkt, viktig!
• Hvor skjedde det? Romnummer, etasje, osv.
• Konsekvenser av avviket. Stoppet produksjonen? Forsinkelser?
• Tiltak. Hva ble gjort for å rette opp?

Hadde en episode forrige uke… Skrev en avviksmelding om den nye printeren. Papirstopp hele tiden! Glemte å skrive romnummer. De trodde det var den gamle printeren nede i kjelleren. Tok jo en evighet før de fant riktig printer, haha!

Hva er en avviksmelding?

En avviksmelding? En rapport.

• Dokumenterer feil.

• Avvik fra plan. Spesifikasjoner ignorert.

• Verktøy for kontroll. Registrerer alt.

Jeg husker en gang… nei, glem det.

Konsekvenser er ikke alltid umiddelbare.

Hva skal et avviksskjema inneholde?

Adresse. Punktum.

Melder, dato, tid. Uviktig, men nødvendig.

Hendelse. Kort, presist. Detaljer er overflødige.

Alvorlighet. Observasjon, nestenulykke, skade. En skala av likegyldighet.

Type. Fall, velt, kjemikalier. Uendelige variasjoner.

Utbedring. Forslag. Illusjonen av kontroll.

Signatur, dato. Melder, mottaker. Formalitetens tyranni.

• Adresse: Min adresse er Skippergata 17, Oslo. Irrelevant. Likevel, der er jeg.
• Melder: Mitt navn er uvesentlig. En observatør. En flue på veggen.
• Dato: 23. oktober 2023. En dag som alle andre. Tiden går.
• Tid: 14:37. Sekunder forsvinner. Hva er et øyeblikk?
• Hendelse: En katt krysset gaten. Livets ubetydelige drama.
• Alvorlighet: Observasjon. Ingen bryr seg. Katten lever. For nå.
• Type: Dyreliv. Natur i byen. En anomali.
• Utbedring: Ingen. La katten være. Livet finner en vei.
• Signatur: Usignert. Betydningsløst. Alt er forgjengelig.

RUH er bare et annet ord. Et akronym. Forgjengelig som alt annet. Innholdet forblir det samme. Likegyldig. Men likevel, dypt. Kanskje. Hvem vet.

Hva er et avviksskjema?

Et avviksskjema? Tenk deg en sladre-rapport, men i byggebransjen! En skikkelig drama-queen i papirform, der man noterer ned alle de små (og store!) katastrofene som skjer på byggeplassen. Som da min svoger, Arne, ved et uhell helte betong i kaffekoppen min – avvik!

Høres kjedelig ut? Neida! Det er som en spennende detektivroman, bare at løsningen er mer sement enn mordgåte. Man skriver ned alt, fra en manglende spiker til en misforstått tegning, så sjefen får hjertebank av stress.

Hovedpoeng: Dokumentasjon av feil på byggeplassen. Et slags “klage-ark”, men for proffene. Ingen drama uten!

• Eksempel 1: Feil type murstein? Avviksskjema!
• Eksempel 2: En håndverker som glemte vernebriller? Avviksskjema! (Arne gjør det alltid).
• Eksempel 3: Min kaffekopp med betong? Absolutt avviksskjema! (Arne må betale erstatning).

Tenk på det som et alibi, men for bygg. Hvis noe går galt, kan man vise til avviksskjemaet og si: “Se her, jeg dokumenterte det!” Smart, ikke sant? Men husk: overdreven bruk kan føre til at sjefen tror du er en sytete drittunge. Balansen er viktig.

Åja, 2024 er året der avviksskjemaer blir trendy – eller så tror i alle fall jeg det. Det er jo bare et gjetning, selvfølgelig.

Hva er en avviksrapport?

Avviksrapport… hmm… jo, det er når noe går skeis. Noterer det ned. Skrive, skrive. Husker den gangen jeg sølte kaffe på tastaturet mitt, det var et avvik! Fikk panikk. Måtte tørke fort. Brukte hårføneren. Funka faktisk! Punkt 1: Noe går galt.Punkt 2: Skriv det ned.

Standarder… prosedyrer… Kjedelig. Men viktig. Som da jeg skulle bake kake til bursdagen til tante Gerd. Oppskriften sa 200 grader, jeg satte ovnen på 250. Kaka ble svidd! Totalt avvik. Tante Gerd ble litt skuffa. Heldigvis hadde jeg is i fryseren. Spiste is og lo av den svidde kaka. Litt flaut, da. Punkt 1: Følg oppskriften (prosedyren).Punkt 2: Sjekk temperaturen (standarden).

Dokumentasjon… Viktig å huske hvorfor det gikk galt. Lære av feilene. Som den gangen jeg skulle kjøre til hytta. Glemte å fylle bensin. Ble stående midt på fjellet. Ingen dekning på mobilen. Flaks at det kom en snill bonde. Han tauet meg til nærmeste bensinstasjon. Aldri glemt å fylle bensin etter det. Lært! Punkt 1: Bensin viktig for bil.Punkt 2: Sjekk alltid bensinmåleren før langtur.

Hva er forskjellen på uønsket hendelse og avvik?

Avvik: En uønsket hendelse med potensiell/reell skade. Tenk dominoeffekt; en liten glipp kan velte et helt system. Husk min sykkeltur i fjor, punktering ble til knust kneskål. Det er avvik.

Uønsket hendelse: Bare hendelsen, uten skade. Som en nær-punktering. Kanskje litt skummelt, men ingen falt av sykkelen. Enn så lenge. Livet henger i en tynn tråd! Eller slange, i mitt tilfelle.

• Uønsket hendelse: Potensiell fare.
• Avvik: Realisert fare.

Min sykkel har forresten nye dekk nå. Viktig å lære av sine feil, store som små. Feil er jo bare læring i forkledning, ikke sant? Eller kamuflert visdom. Avvikshåndtering er jo i bunn og grunn bare systematisert læring. Fascinerende.

Uønsket hendelse kan være så mangt. En kaffeflekk på den nye hvite skjorten. Irriterende, men ikke et avvik. Med mindre kaffen var glovarm og ga andregrads forbrenning. Da snakker vi.

Avvikshåndtering er proaktivt. Før kaffen treffer skjorten. Eller før sykkelen velter. Eller før dominoene faller. Forebygging er bedre enn… ja, du skjønner tegninga. Og den tegninga inneholder ikke kaffeflekker, forresten. Eller knuste kneskåler.

#Avviksmelding #Feilmelding #Rapportering