Hva skal et avviksskjema inneholde?

Et effektivt avviksskjema: Detaljer som sikrer god håndtering av personopplysninger

I en verden preget av strenge personvernregler er det avgjørende å ha gode rutiner for å håndtere avvik knyttet til personopplysninger. Et velutformet avviksskjema er et sentralt verktøy i denne prosessen. Dette skjemaet bør ikke bare dokumentere at et avvik har funnet sted, men også legge til rette for en effektiv og systematisk utredning og iverksetting av korrigerende tiltak. Det er ikke nok å bare registrere at et avvik har skjedd; skjemaet må inneholde spesifikk informasjon som gir et klart bilde av situasjonen.

Dette er nøkkelelementene et effektivt avviksskjema bør inneholde:

1. Detaljert beskrivelse av avviket: Dette er selve kjernen i skjemaet. Beskrivelsen må være presis og fullstendig, og bør inneholde følgende:

• Hva skjedde? En klar og konsise beskrivelse av selve avviket. Unngå vag formuleringer; vær spesifikk og objektiv. Eksempel: “En ukjent person fikk uautorisert tilgang til kundedatabase via en phishing-epost.”
• Hovedårsak: Hva var den underliggende årsaken til avviket? Var det et systemfeil, menneskelig svikt, utilstrekkelig sikkerhet, eller en kombinasjon av faktorer? Eksempel: “Manglende oppdatering av antivirusprogramvare på serveren.”
• Tidsrom: Når fant avviket sted? Spesifiser start- og sluttidspunkt så nøyaktig som mulig.
• Oppdagelsestidspunkt: Når ble avviket oppdaget? Denne informasjonen er avgjørende for å vurdere omfanget av skaden og effektiviteten av interne kontrollmekanismer.
• Hvordan oppstod avviket?: En detaljert redegjørelse for hendelsesforløpet. Hva skjedde steg for steg? Dette punktet kan også omfatte en analyse av sårbarheten som ble utnyttet.

2. Antall og type berørte personopplysninger: Her må det presiseres hvor mange personer som er berørt av avviket, og hvilke typer personopplysninger som er kompromittert. Eksempler på personopplysningstyper er navn, adresse, fødselsdato, telefonnummer, e-postadresse, bankopplysninger og helseinformasjon. Vær spesifikk; “Personopplysninger” er for vagt.

3. Virksomhetens relasjon til de berørte personene: Hvilken relasjon har virksomheten til de berørte personene? Er det kunder, ansatte, samarbeidspartnere eller andre? Denne informasjonen er viktig for å vurdere risiko og for å kunne kommunisere effektivt med de berørte partene.

4. Tiltak iverksatt: Skjemaet bør også ha et felt for å registrere hvilke tiltak som umiddelbart ble iverksatt for å begrense skaden og forhindre at lignende avvik skjer igjen.

5. Ansvarlig: Hvilken person eller avdeling har ansvar for å følge opp avviket?

6. Oppfølgingsdato: Når skal avviket følges opp, og av hvem?

Et godt avviksskjema er et verktøy som bidrar til å lære av feil og forbedre sikkerheten. Ved å samle inn og analysere data fra avviksskjemaer kan virksomheter identifisere mønstre og svakheter i sine sikkerhetsrutiner, og dermed forebygge fremtidige hendelser. Husk at et godt avviksskjema er en investering i både personvern og virksomhetens omdømme.

#Avviksskjema #Dokumentasjon #Feilrapport