Hva skjer når du bestrider en faktura?

Hva skjer når du bestrider en faktura? Viktig regel

Å vite hva skjer når du bestrider en faktura gir deg trygghet mot urettmessige pengekrav. Når du reagerer på feilaktige krav forhindrer du urettmessige gebyrer og beskytter dine økonomiske rettigheter. Forstå prosessen grundig for å unngå unødvendige økonomiske tap i hverdagen.

Hva skjer når du bestrider en faktura?

Hvis en kunde bestrider en faktura, kan du raskt sette prosessen på pause og stoppe videre purringer eller inkassotiltak. Skulle det være behov for å justere kravet, kan du opprette en kreditnota på hele eller deler av fakturaen for å rette opp eventuelle feil.

Stans i purringer og inkassotiltak

Når en faktura blir formelt bestridet av kunden, oppstår det en uenighet om betalingsplikten. Dette gjør kravet omtvistet krav inkasso i henhold til norsk regelverk. Leverandøren plikter da å sette betalingsinnkrevingen på pause. Videre utsendelse av purringer, inkassovarsler eller fullføring av inkassosaker må stanses umiddelbart inntil partene har avklart situasjonen.

Det er en vanlig misforståelse at man bare kan kjøre på videre med inkasso så lenge man mener kunden tar feil. Inkassoloven setter klare begrensninger her. Hvis et omtvistet krav likevel sendes til inkasso, risikerer du som kreditor brudd på god inkassoskikk. Kjenner du på følelsen av at saken låser seg helt? Ta et dypdykk i dialogen før noen av partene eskalerer saken ytterligere.

Hvordan håndtere den uomtvistede delen

Mange glemmer at en bestridelse sjelden gjelder absolutt alt på en faktura. Hvis kunden bare er uenig i en spesifikk del av beløpet, for eksempel et tilleggsgebyr eller en vare som manglet, gjelder bestridelsen som regel kun denne delen. Resten av beløpet regnes som en uomtvistet del.

Kunden har i de fleste tilfeller en plikt til å betale den delen av fakturaen de faktisk er enige i, innen den opprinnelige forfallsdatoen. Gjør de ikke det, kan den uomtvistede delen faktisk kreves inn med forsinkelsesrenter. Dette er et kritisk punkt som ofte skaper misforståelser i praksis.

Når og hvordan opprette en kreditnota

Dersom gjennomgangen av saken viser at kunden har rett i at fakturaen inneholder en feil, må du rydde opp i regnskapet. Den enkleste og mest ryddige måten å gjøre dette på er å lære hvordan bestride en faktura eller opprette en kreditnota.

Full eller delvis kreditering

En kreditnota kan utstedes på hele fakturabeløpet dersom leveransen ble avlyst eller feilen gjelder hele kjøpet. Hvis feilen kun gjelder en spesifikk post, oppretter du en delvis kreditnota som utligner feilbeløpet. Dette reduserer det opprinnelige kravet og sikrer at regnskapet stemmer overens med den faktiske situasjonen mellom dere.

Konsekvenser for merverdiavgift og regnskap

Å kreditere en faktura betyr ikke bare at kunden slipper å betale; det har også direkte betydning for mva-rapporteringen. Når du utsteder kreditnotaen, korrigeres utgående merverdiavgift automatisk i regnskapssystemet. Dette gjør at du ikke betaler inn avgift for penger du aldri fikk inn.

Hva skjer om partene ikke blir enige?

Noen ganger låser konflikten seg fullstendig. Kunden nekter å betale, og du mener bestemt at kravet er rettmessig. Hva gjør man da?

Eskalering til Forliksrådet eller konfliktråd

Når dialogen bryter sammen og kravet forblir omtvistet, kan ikke saken løses gjennom vanlig inkasso lenger. Om du opplever at en kunde vil klage på faktura feil beløp, må prosessen håndteres varsomt. Den må da sende bestridt faktura til forliksrådet som er første instans for sivile tvister. Her vil begge parter få legge frem sin versjon av saken før det fattes en avgjørelse eller inngås et rettslig forlik.

Husk imidlertid at rettslige skritt koster både tid og penger. Ofte vil det lønne seg å strekke seg langt for å finne en minnelig løsning før saken går så langt.

Ulike måter å håndtere en innsigelse på

Full kreditering

• Full reversering av inntekten og mva.

• Når leveransen var feilaktig eller kunden har fullstendig rett i sin klage.

• Raskest mulig avslutning for å unngå tapt tid.

• Sletter hele det utestående beløpet og avslutter saken.

Delvis kreditering

• Delvis korrigering av inntekt og mva.

• Når kunden har rett i deler av kravet, men skylder for resten.

• Krevende avklaringsfase, men gir rask betaling for restbeløpet.

• Reduserer fakturabeløpet til den uomtvistede restsummen.

Rettslig eskalering (Forliksrådet) ⭐

• Avventer utfallet før endelig tap av fordring føres.

• Når partene er helt uenige og dialogen har strandet fullstendig.

• Langvarig prosess som kan ta flere måneder.

• Tvinger frem en rettslig avgjørelse eller offisielt forlik.

Historien om Mari og konsulentfakturaen

Mari driver et litet markedsføringsbyrå i Oslo og sendte en faktura på 25.000 kroner til en ny kunde for et designoppdrag. Kunden nektet å betale og sendte en skriftlig klage der de hevdet at leveransen manglet flere avtalte elementer.

Mari ble først irritert og vurderte å sende saken rett til inkasso fordi hun mente jobben var gjort i henhold til muntlig avtale. Heldigvis tok hun et skritt tilbake og sjekket e-posthistorikken.

Det viste seg at hun hadde misforstått en detalj i spesifikasjonen, og at kunden faktisk hadde et gyldig poeng for en del av arbeidet til en verdi av 5.000 kroner.

Mari opprettet en delvis kreditnota på 5.000 kroner og ba om betaling for resten. Kunden betalte restbeløpet på 20.000 kroner samme dag, og de unngikk en langvarig konflikt.