Hvor lenge må regnskapet beholdes?

Hvor lenge må regnskapet beholdes?

Ifølge Bokføringsloven (BFL) §13 skal regnskapet, herunder bilag, regnskapsbøker og annen dokumentasjon som er relevant for regnskapsføringen, oppbevares i fem år. Dette gjelder for alle virksomheter, uavhengig av størrelse eller organisasjonsform.

Regnskapslovens krav

BFL §13 sier eksplisitt:

Regnskapet med bilag, rekneskapsbøker og annan dokumentasjon som er relevant for rekneskapsføringa, skal oppbevarast i minst 5 år.

Med regnskapet menes alle regnskapsdokumenter, herunder:

• Hovedbøker
• Journaler
• Kontoplaner
• Resultatregnskap
• Balanserapporter
• Årsregnskap

Med bilag menes alle dokumenter som støtter opp under regnskapsføringen, for eksempel:

• Fakturaer
• Kvitteringer
• Kontoutskrifter
• Kontrakter

Med rekneskapsbøker menes de fysiske eller digitale bøkene der regnskapstransaksjonene er registrert, for eksempel:

• Dagbøker
• Hovedbøker
• Bilagsmapper

5-års oppbevaringsfrist

5-års oppbevaringsfristen begynner å løpe fra utgangen av det kalenderåret regnskapsåret gjelder. For eksempel, hvis et regnskapsår løper fra 01.01.2023 til 31.12.2023, må regnskapet oppbevares til og med 31.12.2028.

Oppbevaringsform

Loven stiller ingen krav til oppbevaringsformen, så lenge dokumentasjonen er tilgjengelig for kontroll og etterprøving. Det er derfor opp til virksomheten selv å velge om de vil oppbevare regnskapet fysisk eller digitalt.

Sanksjoner for brudd

Brudd på oppbevaringsplikten kan medføre sanksjoner, slik som:

• Overtredelsesgebyr
• Tap av kundetillit
• Vanskeligheter med å dokumentere økonomiske forhold

Konklusjon

Oppbevaring av regnskap i fem år er et viktig krav i henhold til Bokføringsloven. Ved å følge denne plikten sikrer virksomheter etterprøvbarhet av regnskapet, beskytter sine økonomiske interesser og unngår potensielle sanksjoner.