Når er det krav om personvernombud?

Når trenger du et personvernombud? Lovpålagt eller smart strategi?

Datatilsynet anbefaler sterkt å vurdere personvernombud for virksomheter som behandler store mengder personopplysninger, eller sensitive opplysninger. Men når er det faktisk et krav i henhold til GDPR? Og når er det rett og slett en god idé, selv om det ikke er lovpålagt?

Det er tre hovedsituasjoner hvor GDPR krever at en virksomhet utnevner et personvernombud:

1. Offentlig myndighet eller offentlig organ: Med noen unntak, må alle offentlige myndigheter og organer ha et personvernombud. Dette gjelder uavhengig av type og mengde data de behandler. Tenk kommuner, fylkeskommuner, statlige etater, og lignende.

2. Kjernevirksomhet består av regelmessig og systematisk overvåking i stor skala: Dette punktet kan være utfordrende å tolke. “Stor skala” vurderes ut fra en rekke faktorer, inkludert antall registrerte, mengden data som samles inn, varigheten av databehandlingen og det geografiske området behandlingen dekker. Typiske eksempler kan være teleoperatører som overvåker kundetrafikk, eller store sosiale medier-plattformer som analyserer brukeratferd.

3. Kjernevirksomhet består av behandling i stor skala av sensitive personopplysninger eller personopplysninger om straffedommer og lovovertredelser: Sensitive personopplysninger inkluderer opplysninger om helse, religion, politisk overbevisning, genetiske og biometriske data. “Stor skala” vurderes på samme måte som i punkt 2. Eksempler kan være sykehus, private helseklinikker eller advokatfirmaer som spesialiserer seg på strafferett.

Utover lovpålagte krav:

Selv om din virksomhet ikke faller inn under disse tre kategoriene, kan det være svært fordelaktig å utnevne et personvernombud. Et personvernombud kan bidra til:

• Økt etterlevelse av GDPR: Ombudet fungerer som en intern ekspert og ressurs på personvernregelverket.
• Proaktiv risikohåndtering: Ombudet kan identifisere og minimere potensielle personvernrisikoer.
• Bedre omdømme og tillit: Et personvernombud signaliserer til kunder, ansatte og samarbeidspartnere at virksomheten tar personvern på alvor.
• Effektiv kommunikasjon med Datatilsynet: Ombudet fungerer som kontaktpunkt mot Datatilsynet.

Konklusjon:

Å avgjøre om din virksomhet trenger et personvernombud krever en grundig vurdering av aktivitetene og databehandlingen. Selv om det ikke er et lovpålagt krav, kan et personvernombud være en verdifull investering som styrker personvernarbeidet og bygger tillit. Ta kontakt med Datatilsynet dersom du er usikker på om din virksomhet trenger et personvernombud. De kan gi veiledning og bistand i denne prosessen.

#Data Sikkerhet #Ombud Plikt #Personvern Krav