Hvordan skrive ut et ark?

Hvordan skrive ut et ark: Trinn for rask utskrift

Å mestre hvordan skrive ut et ark gir deg full kontroll over dokumentene dine. Riktig fremgangsmåte sikrer at du unngår feil underveis i prosessen. Les videre for å se de enkle trinnene som kreves for å starte utskriften.

Slik kommer du raskt i gang med å skrive ut et regneark

Å skrive ut et ark kan virke som en smal sak, men opplevelsen kan variere sterkt avhengig av dine utskriftsinnstillinger. For de fleste brukere er den raskeste løsningen å navigere til Fil-menyen og velge Skriv ut, eller ganske enkelt bruke den velkjente hurtigtasten CTRL P på tastaturet.

Første gang jeg skulle skrive ut en stor salgsrapport, endte jeg opp med å spytte ut 15 sider med enslige kolonner over hele kontorgulvet. Frustrasjonen var til å ta og føle på - spesielt da jeg innså at over halvparten av alle utskrifter på kontoret kastes samme dag. Hele 45% av alt papir som skrives ut i bedrifter ender nemlig i papirkurven innen arbeidsdagens slutt, ofte på grunn av enkle formateringsfeil som kunne vært unngått i forhåndsvisningen.

Utskrift av ett eller flere regneark steg for steg

For å skrive ut ett eller flere ark i en arbeidsbok må du først markere arkene du ønsker å hente ut på papir. Standardinnstillingen i de fleste programmer vil kun skrive ut det aktive arket, men du kan enkelt utvide valget ditt.

Følg denne enkle rutinen for et perfekt resultat: 1. Velg arket eller hold nede CTRL-tasten mens du klikker på flere arkfaner nederst i vinduet. 2. Klikk på Fil i øverste venstre hjørne og velg alternativet Skriv ut. 3. Undersøk vinduet for forhåndsvisning nøye før du trykker på den endelige knappen. 4. Juster eventuelt marger eller retning direkte i oppsettet.

Når du har valgt arkene dine, kan du tilpasse antall eksemplarer og velge den spesifikke skriveren din. Hvis du har det travelt, trykker du bare hurtigtast for utskrift regneark direkte fra regnearket. Dette åpner utskriftsmenyen umiddelbart. Men vær forsiktig. Uten en rask sjekk risikerer du at tabellen din blir delt opp på en uheldig måte.

Unngå de vanligste fellene når tabellen kuttes

Det største problemet mange opplever er at tabeller eller grafer kuttes vertikalt, slik at de siste kolonnene havner på et eget ark. Dette skyldes nesten alltid at utskriftsområdet ikke er definert, eller at programmets standardmarginer overskrides.

Faktisk viser undersøkelser av kontorvaner at rundt 70% av alt papiravfall i bedrifter skyldes unødvendige utskriftsfeil, uavhentede dokumenter og feilaktig formatering. Det betyr at en gjennomsnittlig kontorarbeider sløser bort tusenvis av ark hvert eneste år. For å fikse dette bør du gå til fanen for sideoppsett og velge Tilpass til side under skalering. Da tvinges programmet til å krympe dataene dine slik at alt får plass på bredden av ett enkelt ark - enklere blir det ikke.

Det neste tipset vil overraske mange som sliter med lange lister.

Smarte innstillinger for profesjonelle dokumenter

Hvis du har et dokument som strekker seg over flere sider, bør du sørge for at overskriftsraden gjentas øverst på hvert eneste ark. Mange gjør den feilen at de manuelt kopierer og limer inn overskriften nedi tabellen, noe som ødelegger hele datastrukturen hvis du senere legger til nye rader.

Den profesjonelle måten å gjøre dette på er å bruke funksjonen for utskriftstitler under sideoppsettet. Her kan du merke raden som skal gjentas på toppen av hver side digitalt. Kombinerer du dette med å endre papirretningen fra stående til liggende format, vil selv de mest komplekse datasettene se oversiktlige ut. Husk også å huke av for skrive ut regneark hvis du vil at celleveggene skal være synlige på det fysiske papiret.

Utskriftsmetoder: Hurtigtast vs. Visuell meny

Når du skal skrive ut et ark, har du i hovedsak to veier å gå. Begge løsningene fører til samme mål, men de passer til ulike situasjoner.

Hurtigtasten CTRL P

- Går direkte til standardvisningen uten ekstra visuelle omveier

- Under 1 sekund - åpner utskriftsmenyen umiddelbart fra tastaturet

- Krever at man husker kombinasjonen, ideelt for erfarne brukere

Fil-menyen i programmet

- Gir bedre oversikt over lagring, deling og sideoppsett samtidig

- Rundt 3-5 sekunder - krever flere museklikk for å navigere

- Svært intuitivt da alle valg er synlige på skjermen

Thomas og den kaotiske budsjettutskriften

Thomas, en 34 år gammel logistikkplanlegger i Oslo, skulle skrive ut kvartalsbudsjettet til ledergruppen. Han hadde dårlig tid og trykket på knappen uten å sjekke oppsettet først.

Første forsøk endte i totalt kaos da skriveren leverte 40 separate sider der de tre siste kolonnene var kuttet av og plassert for seg selv. Han kastet alt i papirkurven i ren panikk.

I stedet for å gi opp, åpnet han sideoppsettet på nytt og innså feilen. Han aktiverte funksjonen for å gjenta overskriftsraden på hver side og endret skaleringen til å passe bredden.

Resultatet ble et ryddig og profesjonelt dokument på 4 sider i liggende format, levert nøyaktig 5 minutter før møtestart med alle tall intakt.