Kan man sende personopplysninger på mail?

kan man sende personopplysninger på e-post? Sikkerhetsrisiko

Å forstå om kan man sende personopplysninger på e-post forhindrer alvorlige datalekkasjer og potensielt tap av omdømme for organisasjoner. Feilaktig håndtering av sensitiv brukerinformasjon resulterer i kompromittert personvern og svekket tillit hos klienter. Les videre for å sikre riktige rutiner og beskytte verdifulle data.

Kan man sende personopplysninger på e-post?

Ja, du kan det, men du bør unngå å sende sensitive eller taushetsbelagte opplysninger på ukryptert e-post. Vanlig e-post er som å sende et åpent postkort, og innholdet kan lett avlyttes på veien.

Personopplysninger sendt til feil mottaker er en svært vanlig årsak til avviksmeldinger om personvern. Selv om vanlige personopplysninger som navn og adresse ofte går fint, bør man være ekstremt forsiktig med alt annet. Det er her mange trår feil. ^[1]

Men det finnes én avgjørende faktor som mange ansatte overser når de prøver å sikre e-postene sine -^[2] jeg skal vise deg nøyaktig hva det er i seksjonen om feilsending nedenfor.

Hvorfor e-post i utgangspunktet er usikkert

E-post ble opprinnelig ikke bygget for streng sikkerhet. Når du trykker send, passerer meldingen din gjennom flere ulike servere før den når mottakeren. Hver av disse serverne representerer et potensielt svakt punkt hvor informasjonen kan kopieres.

Jeg trodde lenge at passordbeskyttelse av maskinen min var nok. Det er feil. Helt feil. Hvis e-posten i seg selv ikke er ende-til-ende-kryptert, spiller det ingen rolle hvor sikkert passord du har på PC-en din.

Usikkerhet rundt hva som regnes som sensitiv informasjon

Dette spørsmålet skaper konstant forvirring, fordi svaret er irriterende nyansert. Det avhenger helt av konteksten og innholdet.

Vanlige personopplysninger kan som regel sendes på e-post hvis det er nødvendig. Dette omfatter typisk et navn koblet med en e-postadresse eller et telefonnummer. Men sensitive opplysninger - og dette overrasker mange - krever langt sterkere beskyttelse.

Hva er taushetsbelagte opplysninger?

Taushetsbelagte opplysninger inkluderer informasjon om en persons helse, religion, fagforeningsmedlemskap eller seksuelle orientering. Fødselsnummer havner ofte i en gråsone. Det er ikke teknisk sett sensitivt i lovens forstand, men det krever likevel ekstra sikring fordi det kan misbrukes til identitetstyveri.

Å sende et fødselsnummer åpent i tekstfeltet på en e-post er en klassisk tabbe. Ikke gjør det.

Frykt for avlytting eller feilsending av e-post

Jeg sendte en gang feil vedlegg til en stor kundeliste. Panikken som traff meg var helt reell - hendene mine var klamme i flere timer, og pulsen raste. Heldigvis var det bare en ufarlig presentasjon, men opplevelsen var en brutte vekker.

Her er den avgjørende faktoren jeg nevnte tidligere: autoutfylling av e-postadresser. Selv om du har verdens beste rutiner for å sikre vedlegget, hjelper det absolutt ingenting hvis e-postprogrammet ditt foreslår feil mottaker med et lignende navn.

La oss være ærlige - vi har alle sendt en e-post til feil person. Forskjellen er at når e-posten inneholder helseopplysninger eller kontrakter, snakker vi umiddelbart om et lovbrudd. Du skriver bokstavene Mar og trykker enter, og vipps så gikk lønnsslippen til Martin i stedet for Maria. Katastrofe.

GDPR e-post regler i praksis

Bekymring for brudd på GDPR e-post regler er berettiget. Personvernforordningen (GDPR) krever at all behandling av personopplysninger har et tilstrekkelig sikkerhetsnivå. Hvis du sender et dokument med en persons helsehistorikk ukryptert, bryter du loven.

Det koster bedrifter enorme summer å rydde opp i slike brudd. Opplæring av ansatte er ofte det svakeste leddet.

Slik tilpasser du sikkerheten for dokumenter

Mangel på kunnskap om krypteringsalternativer gjør at mange velger minste motstands vei. Men du trenger ikke å være en IT-ekspert for å sende sensitive opplysninger trygt.

Hvis du absolutt må bruke e-post, pakk dokumentet inn. Legg informasjonen i en PDF eller et regneark, og passordbeskytt selve filen. Dette reduserer risikoen for avlytting betydelig, forutsatt at passordet er sterkt nok. ^[3]

Men husk: Passordet må du opplyse om via en helt annen kanal. Send det på SMS eller ring mottakeren. Å sende passordet i en ny e-post rett etterpå er meningsløst.

Hvordan sende sensitive opplysninger trygt

Vanlig E-post (Ikke anbefalt for sensitiv data)

Veldig lavt - innholdet sendes ofte i klartekst gjennom flere servere

Svært høy risiko for å sende til feil mottaker via autoutfylling

Kun for ufarlig, generell kommunikasjon og avtaler uten personopplysninger

Passordbeskyttet Dokument via E-post

Middels - innholdet er kryptert, men krever sikker deling av passord (f.eks. SMS)

Redusert risiko, da feil mottaker ikke har passordet for å åpne filen

Hastevedlegg og informasjon som fødselsnummer eller kontrakter

Digital Postkasse / Sikker Portal (Anbefalt)

Svært høyt - ende-til-ende-kryptering med sikker innlogging for mottaker

Minimal risiko på grunn av strenge krav til autentisering før åpning

Alle sensitive dokumenter, helseopplysninger og strengt fortrolig informasjon

Karis dyrekjøpte lekse om lønnsslipper

Kari, en leder for en mellomstor bedrift i Oslo, skulle sende ut oppdaterte arbeidsavtaler til 40 ansatte. Hun opplevde ofte stress rundt GDPR-regler, og brukte standard e-post fordi hun trodde sikre portaler var for tidkrevende.

Kari valgte å sende alle avtalene som separate PDF-vedlegg fra innboksen sin. I hastverket klarte hun å bytte om på filene til to ansatte med nesten likt navn. Autoutfylling foreslo feil mottaker, og hun trykket bare send.

Vendepunktet kom morgenen etter da hun innså feilen. Resultatet var at feil person fikk se kollegaens fulle lønnsbetingelser og personnummer. Hun måtte rapportere avviket til Datatilsynet og ta to ekstremt ubehagelige telefonsamtaler.

Etter dette gikk Kari over til å utelukkende bruke et sikkert HR-system for dokumentdeling. Antall feilsendinger falt til null de neste månedene, og hun innså at tidsbesparelsen på 10 minutter nesten kostet henne tilliten til hele teamet.