Hvor lenge skal man beholde bilag?

Bilag i skuffen: Hvor lenge må du egentlig beholde dem?

I en tid der mye handler om å rydde opp og digitalisere, kan det virke gammeldags å bekymre seg for papirbilag. Likevel er det viktig å vite hvor lenge du er pliktig til å beholde dem. Reglene er krystallklare: du må oppbevare bilag i henhold til loven, men heldigvis er det ikke like lenge for alle typer dokumentasjon.

Det korte svaret er at du i de fleste tilfeller må beholde bilag i fem år. Dette gjelder det som defineres som primærdokumentasjon. Men hva betyr egentlig det? Og hva med all den andre papirdokumentasjonen som samler seg opp?

Primærdokumentasjon – selve beviset:

Tenk på primærdokumentasjon som selve originalbeviset for en transaksjon. Dette er det første, autentiske dokumentet som beviser at noe har skjedd. Eksempler på primærdokumentasjon inkluderer:

• Originale fakturaer: Både de du mottar og de du sender ut.
• Kassakvitteringer: Viktige for å dokumentere kontantkjøp.
• Bankutskrifter: Viser transaksjoner inn og ut av din konto.
• Avtaler og kontrakter: Juridiske dokumenter som regulerer forhold.
• Reiseregninger med tilhørende bilag: Dokumenterer reisekostnader for næringsvirksomhet.

Sekundærdokumentasjon – kopien som backup:

Sekundærdokumentasjon er, som navnet antyder, dokumentasjon som kommer i andre rekke. Det er i praksis kopier av primærdokumentasjonen. Du kan se på det som en backup i tilfelle originalen skulle forsvinne. Eksempler inkluderer:

• Kopier av fakturaer: Fysiske eller digitale kopier av de originale fakturaene.
• Elektroniske bilder av kvitteringer: Et digitalt bilde tatt av en kvittering.
• Utskrifter fra regnskapsprogram: En utskrift av transaksjoner registrert i regnskapet.

For sekundærdokumentasjon er kravet at du oppbevarer den i tre og et halvt år.

Hvorfor er det viktig å oppbevare bilag?

Den viktigste grunnen til å oppbevare bilag er knyttet til kontroll og dokumentasjon. Skatteetaten kan kreve å se dokumentasjonen din i forbindelse med skatteoppgjøret. Å kunne fremvise bilagene dine er da avgjørende for å bevise at du har ført regnskapet korrekt og at du har betalt riktig skatt. I tillegg kan du trenge bilagene dine ved en eventuell reklamasjon, garanti eller forsikringssak.

Tips for å gjøre bilagshåndteringen enklere:

• Digitaliser: Skann eller ta bilder av bilagene dine og lagre dem digitalt. Dette sparer plass og gjør det lettere å finne frem. Husk at du må beholde originalbilagene selv om du digitaliserer dem, men digitalisering gjør hverdagen enklere.
• Systematiser: Opprett et logisk arkiveringssystem, enten fysisk eller digitalt. Del opp bilagene etter type og dato for å gjøre det enklere å finne frem.
• Bruk regnskapsprogram: Et godt regnskapsprogram vil hjelpe deg med å holde oversikt over bilagene dine og generere rapporter.
• Sett deg inn i reglene: Hold deg oppdatert på gjeldende regler for bilagsoppbevaring. Lovene kan endre seg.

Konsekvenser av manglende bilag:

Manglende bilag kan få alvorlige konsekvenser. Skatteetaten kan foreta en skjønnsmessig fastsettelse av inntekten din, noe som i verste fall kan føre til at du må betale mer skatt enn du egentlig skal. I tillegg kan du risikere tilleggsskatt og straff.

Konklusjon:

Det kan virke kjedelig å måtte oppbevare bilag i årevis, men det er en nødvendig del av det å drive virksomhet eller å ha ansvar for egen økonomi. Ved å følge reglene og systematisere bilagshåndteringen din, kan du spare deg selv for mye tid, frustrasjon og potensielle problemer i fremtiden. Så ta deg tid til å rydde i papirene – det kan lønne seg i lengden.

#Bilag #Oppbevaring #Regnskap