Hvor lenge må man beholde regnskapsbilag?

Oppbevaringstid for regnskapsbilag

I Norge stiller loven krav til oppbevaring av regnskapsbilag. Disse kravene er fastsatt i bokføringsloven og skal sikre at virksomheter har nødvendig dokumentasjon for å underbygge sine økonomiske transaksjoner.

Hovedregel: 5 år og 3,5 år

Hovedregelen er at primærregnskap skal oppbevares i fem år, mens sekundærdokumentasjon skal oppbevares i tre og et halvt år.

Primærregnskap er bilag som direkte underbygger en økonomisk transaksjon. Dette kan for eksempel være fakturaer, kvitteringer, bankutskrifter og kontoutskrifter.

Sekundærdokumentasjon er bilag som støtter opp om primærregnskapet, men ikke direkte underbygger en økonomisk transaksjon. Dette kan for eksempel være tilbud, bestillinger og korrespondanse knyttet til transaksjoner.

Unntak fra hovedregelen

Det finnes noen unntak fra hovedregelen om fem års oppbevaring av primærregnskap. Disse unntakene gjelder:

• Offentlige virksomheter: Primærregnskap skal oppbevares i minst ti år.
• Dokumenter med arkivmessig verdi: Primærregnskap med arkivmessig verdi kan oppbevares i opptil 25 år.
• Regnskapsmateriale på elektronisk form: Elektronisk regnskapsmateriale kan oppbevares i kortere tid enn det som gjelder for fysiske bilag.

Forlengelse av oppbevaringstid

I visse tilfeller kan det være nødvendig å oppbevare regnskapsbilag i lengre tid enn hovedregelen tilsier. Dette gjelder for eksempel:

• Revisjon eller skatteetterforskning: Skatteetaten eller revisorer kan kreve tilgang til regnskapsbilag i forbindelse med revisjoner eller skatteetterforskninger.
• Juridiske tvister: Regnskapsbilag kan være nødvendig dokumentasjon i forbindelse med juridiske tvister.

Egenvurdering

Virksomheter bør foreta en egenvurdering for å avgjøre om det er nødvendig å oppbevare regnskapsbilag i lengre tid enn hovedregelen. Denne vurderingen bør baseres på faktorer som:

• Virksomhetens bransje
• Størrelse og kompleksitet
• Risiko for revisjoner eller skatteetterforskninger
• Mulige juridiske tvister

Konsekvenser av manglende oppbevaring

Det er viktig å oppfylle kravene til oppbevaring av regnskapsbilag. Manglende oppbevaring kan medføre:

• Bøter eller annen straff
• Vanskeligheter med å dokumentere økonomiske transaksjoner
• Tap av bevis i forbindelse med juridiske tvister

Ved å følge kravene til oppbevaring av regnskapsbilag, kan virksomheter sikre at de har nødvendig dokumentasjon for å underbygge sin økonomiske virksomhet.

#Bilag #Oppbevaring #Regnskap