Hva skal journalføres?

Hva skal journalføres? En guide til effektiv saksbehandling

God saksbehandling er avhengig av et velfungerende journalsystem. Å vite hva som skal journalføres er avgjørende for å sikre sporbarhet, tilgjengelighet og effektivitet. Det handler ikke bare om å oppfylle formelle krav, men også om å legge til rette for god saksbehandling og å kunne finne frem til nødvendig informasjon raskt og enkelt.

Denne artikkelen gir en oversikt over hva som typisk skal journalføres, uavhengig av om du jobber i offentlig eller privat sektor. Hovedprinsippet er enkelt: Dokumenter med saksbehandlings- eller dokumentasjonsverdi skal journalføres. Dette inkluderer en rekke ulike dokumenttyper, og grensen kan til tider være flytende. Det viktigste er å vurdere dokumentets betydning i en konkret sak.

Typiske eksempler på dokumenter som bør journalføres:

• Innkommende post: Dette omfatter brev, e-poster, fakser, meldinger via digitale plattformer (f.eks. Altinn), rapporter, søknader, klagebrev osv. Uansett format, bør dokumenter som mottas og som er relevante for en sak journalføres.
• Utgående post: Dette inkluderer brev, e-poster, rapporter, vedtak, fakturaer, avtaler og lignende sendt ut fra organisasjonen. Også her gjelder prinsippet om dokumentasjonsverdi.
• Interne dokumenter: Møtereferater, notater fra møter, interne rapporter, saksfremlegg og beslutningsdokumenter er eksempler på interne dokumenter som ofte bør journalføres, spesielt dersom de er relevante for en bestemt sak eller beslutningsprosess.
• Vedlegg til dokumenter: Husk at vedlegg til brev eller andre dokumenter også skal journalføres dersom de har betydning for saken.
• Digitale dokumenter: I dagens digitale verden er det viktig å huske at digitale dokumenter har samme journalføringsplikt som papirdokumenter.
• Dokumenter med betydning for senere oppfølging: Et dokument trenger ikke å være formelt eller offisielt for å kreve journalføring. Dersom et dokument er nødvendig for å forstå bakgrunnen for en beslutning eller for å følge opp en sak senere, bør det journalføres.

Hva bør ikke journalføres?

Det finnes unntak. Dokumenter som er av rent internt, uforpliktende karakter og uten relevans for en sak eller beslutningsprosess, trenger nødvendigvis ikke å journalføres. Eksempler kan være upresise notater til personlig bruk eller midlertidige utkast som ikke har noen betydning for saken. En vurdering må gjøres i hvert enkelt tilfelle.

God praksis:

• Konsistens: Etabler klare rutiner for hva som skal journalføres og sørg for at alle ansatte forstår disse rutinene.
• Tydelig merking: Alle dokumenter bør merkes med relevant informasjon, slik at de enkelt kan bli funnet igjen.
• Regelmessig gjennomgang: Gjennomgå journalføringssystemet jevnlig for å sikre at rutinene følges og at systemet fungerer optimalt.
• Opplæring: Sørg for at alle ansatte får opplæring i hvordan de skal bruke journalsystemet på en effektiv måte.

Ved å følge disse retningslinjene kan man sikre en effektiv og ryddig saksbehandling, samt oppfylle krav til sporbarhet og tilgjengelighet. Husk at tvil skal løses til fordel for journalføring. En godt journalført sak er en veldokumentert sak, noe som er avgjørende for både effektivitet og for å kunne forsvare beslutninger.