Hvem skal skrive avviksmelding?

Hvem bærer ansvaret for å melde personvern-avvik?

Personvern er en hjørnestein i dagens digitale samfunn, og håndtering av personopplysninger krever strenge rutiner og prosedyrer. Når noe går galt – når det oppstår et personvern-avvik – er det avgjørende at dette meldes inn raskt og effektivt. Men hvem har egentlig ansvaret for å gjøre dette?

Kort sagt: Den behandlingsansvarlige har det overordnede ansvaret for å melde inn personvern-avvik. Dette er den juridiske enheten som bestemmer formålet og midlene for behandling av personopplysninger. Det er altså de som eier og kontrollerer dataene, og som dermed har det ultimate ansvaret for at personvernet ivaretas.

Dette ansvaret kan ikke delegeres bort. Selv om man har eksterne aktører som behandler data på vegne av den behandlingsansvarlige (databehandlere), er det den behandlingsansvarlige som har det overordnede ansvaret for at alt går riktig for seg. Databehandleren har selvsagt et ansvar for å ivareta personvernet i sin behandling, men det er den behandlingsansvarlige som må melde inn avviket til Datatilsynet.

Men hva hvis avviket oppdages av en ansatt eller en databehandler?

I slike tilfeller er det viktig at avviket meldes opp i organisasjonen. Ansatte har en plikt til å rapportere avvik til sine overordnede, og det er ledelsen som har ansvaret for å sikre at nødvendige tiltak iverksettes og at avviket meldes inn til Datatilsynet dersom det kreves.

Rollens personvernombudet:

Personvernombudet spiller en viktig rolle i denne prosessen. De har ekspertise innen personvern og kan bistå den behandlingsansvarlige med å vurdere alvorlighetsgraden av avviket, identifisere årsakene og utforme en tiltaksplan. I noen tilfeller kan personvernombudet selv melde inn avviket til Datatilsynet, spesielt i situasjoner hvor den behandlingsansvarlige ikke handler raskt nok eller ikke har kapasitet til å håndtere situasjonen effektivt. Det er imidlertid fortsatt den behandlingsansvarlige som har det juridiske ansvaret.

Oppsummering:

• Den behandlingsansvarlige har det overordnede ansvaret for å melde inn personvern-avvik.
• Ansatte har en plikt til å rapportere mistanke om eller faktiske personvern-avvik til sine overordnede.
• Personvernombudet kan bistå med rådgivning og kan eventuelt melde inn avviket til Datatilsynet.

En klar fordeling av ansvar og godt etablerte rutiner for rapportering av avvik er avgjørende for å sikre et robust personvern i enhver organisasjon. Å unnlate å melde inn et avvik kan føre til alvorlige konsekvenser, både juridisk og for organisasjonens omdømme.

#Ansvarlig #Avviksmelding #Prosedyre