Hva regnes som bilag?

Bilaget: Regnskapets ryggrad og mer enn bare en kvittering

I regnskapsverdenen snakkes det ofte om “bilag”. Men hva er egentlig et bilag, og hvorfor er det så viktig? Kort fortalt er et bilag den dokumentasjonen som underbygger og verifiserer en økonomisk transaksjon i et regnskap. Uten bilag, ingen gyldig regnskapsføring.

Tenk på bilaget som beviset på at noe har skjedd. Det er mer enn bare en papirlapp; det er et fundament for åpenhet, sporbarhet og korrekt rapportering. Mens Bokføringsloven formelt bruker begrepet “dokumentasjon,” har “bilag” blitt et innarbeidet uttrykk i hverdagen, ofte brukt om hverandre med “dokumentasjon.”

Fra kvittering til komplett transaksjonsspor:

Det mest åpenbare eksemplet på et bilag er kanskje kvitteringen fra en butikk. Den viser hva du har kjøpt, hvor mye du betalte og når kjøpet fant sted. Men bilaget kan være så mye mer. Her er noen vanlige eksempler:

• Fakturaer: Både utgående (salgsfakturaer) og inngående (kjøpsfakturaer) dokumenterer avtaler om kjøp og salg av varer eller tjenester.
• Bankutskrifter: Viser transaksjoner som har gått inn og ut av bedriftens bankkonto, og kan brukes til å avstemme regnskapet.
• Timelister: Dokumenterer antall timer ansatte har jobbet, og danner grunnlaget for lønnsutbetalinger.
• Reiseregninger: Spesifiserer kostnader knyttet til reiser i tjeneste, inkludert transport, overnatting og diett.
• Kontrakter: Avtaler som definerer rettigheter og plikter, og som kan ha betydelig innvirkning på regnskapet.
• Avtaler om lån og finansiering: Dokumenterer lånevilkår, renter og nedbetalingsplaner.
• Interne notater: I visse tilfeller kan interne notater, spesielt de som forklarer kompliserte transaksjoner eller korrigeringer, fungere som bilag.

Hvorfor er bilag så viktige?

Uten bilag blir regnskapet en subjektiv skildring, i stedet for en objektiv gjenspeiling av den økonomiske virkeligheten. Bilag sikrer:

• Sporbarhet: Bilag gjør det mulig å spore hver eneste transaksjon tilbake til sin opprinnelse. Dette er avgjørende for å identifisere feil, avdekke svindel og foreta nødvendige justeringer.
• Kontrollerbarhet: Revisorer og andre interessenter kan bruke bilag til å kontrollere at regnskapet er korrekt og i samsvar med lover og regler.
• Dokumentasjon: Ved en eventuell skattekontroll er bilag essensielt for å dokumentere at fradrag er berettiget og at inntekter er korrekt rapportert.
• Beslutningsgrunnlag: Et korrekt og veldokumentert regnskap gir et solid grunnlag for å ta informerte økonomiske beslutninger.

Bilag i den digitale tidsalderen:

I dag lagres mange bilag digitalt. Skanning av papirbilag, elektroniske fakturaer og digitale bankutskrifter har blitt standard praksis. Det er viktig å ha gode rutiner for digital arkivering og sørge for at bilagene er trygge og tilgjengelige når de trengs.

Oppsummering:

Bilaget er mer enn bare en kvittering eller en faktura. Det er hjørnesteinen i et pålitelig og korrekt regnskap. Ved å forstå viktigheten av bilag, kan du sikre at din bedrift har et solid økonomisk fundament og unngår potensielle problemer knyttet til manglende dokumentasjon. Så neste gang du holder en kvittering i hånden, husk at du holder et viktig bevis på en økonomisk transaksjon – et bilag.

#Dokumentasjon #Faktura #Kvittering