Hvorfor havner mailen min i søppelpost?

Hvordan forhindrer jeg at e-posten min havner i søppelpost?

Uff, det der med e-post som bare forsvinner inn i nettet, det er jo et evig mysterium, ikke sant. Jeg husker jeg satt der våren 2023, rundt april en gang, og klødde meg litt i hodet over et lite prosjekt for en venninne. Hun driver en koselig butikk på nett som heter 'Fru Hansens Håndverk', selger små, unike ting. Men alle ordrebekreftelsene hennes forsvant. Bare borte, rett i kundens søppelpostmappe, om de i det hele tatt dukket opp.

Det var så frustrerende, for hun mistet jo salg og tillit. Jeg skjønte etter hvert at det handlet om disse forkortelsene man ofte ser, som virker så tekniske og gørrkjedelige, men som faktisk er superviktige: SPF, DKIM og DMARC. Jeg mener, jeg hadde jo hørt om dem, men aldri virkelig satt meg inn i hvorfor e-posten min måtte ha sånt.

SPF, for eksempel, eller Sender Policy Framework, det er som en dørvakt for domenet ditt. Det er en liten tekstlinje i domeneinnstillingene dine som forteller andre servere hvem som faktisk har lov til å sende e-post på vegne av domenet ditt. Om e-posten kom fra en server som ikke står på den lista, vel, da ble den jo mistenksom, sant.

Så har du DKIM, DomainKeys Identified Mail. Det er litt som en digital signatur eller et stempel på e-posten. Det beviser at e-posten ikke er tuklet med etter at den forlot din e-postserver. Det gir liksom mottakeren en ekstra forsikring om at e-posten er ekte og kommer fra den den sier den er fra.

Og DMARC, Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance. Denne er liksom sjefen for de to andre. Den forteller mottakers server hva den skal gjøre dersom SPF eller DKIM feiler. Skal den avvise e-posten helt, eller bare putte den i søppelposten, eller bare rapportere det til deg. Jeg satte opp en rapportfunksjon først, for å se hva som skjedde.

Selv etter å ha fått orden på alle disse tingene, merket jeg at noen fortsatt hadde litt trøbbel. Da var det liksom litt utenfor min kontroll. Ofte var det bare at mottakers e-postleverandør, for eksempel Gmail eller Outlook, hadde sitt eget strenge spamfilter som var litt for ivrig, selv med all riktig teknisk oppsett.

Jeg brukte vel en hel ettermiddag, torsdag 20. april, for å få alt dette på plass for 'Fru Hansens Håndverk'. Domenet hennes lå hos en liten webhoster i Asker, og jeg måtte inn i cPanel og DNS-innstillinger og fikle. Det kostet henne ingenting ekstra i penger, bare tiden jeg brukte, men det var verdt det. Etterpå fikk hun melding fra fornøyde kunder, og salget tok seg opp igjen. Det var en lettelse, altså.

Hvorfor havner mail i uønsket?

Ok, dette med mail i uønsket, jeg har vært der. Jeg har virkelig vært der, og det var så irriterende at jeg holdt på å rive av meg håret. Det var i fjor vår, midt i flyttinga til den nye leiligheten i Sandvika. Alt var kaos, og jeg skulle sende ut en fellesmail til alle som hadde tilbudt seg å hjelpe til med dugnaden. En sånn viktig en, med tidspunkter og hva de skulle ta med.

Jeg brukte en hel kveld på den. Ville jo at det skulle se bra ut, ikke sant? Jeg fant et digert bilde av den leiligheten, før vi tok over, så folk kunne se hva de gikk til. Og så tenkte jeg, ah, litt farge på teksten hadde vært fint. Rød for viktig info, grønn for mat! Og så ble jeg litt revet med med forskjellige fonter, for å få det litt personlig. Sendte den ut, stolt som en hane.

Ingen svar. Ikke en kjeft. Jeg ble dritfrustrert, sendte meldinger til folk, spurte om de hadde sett mailen min. Mail? Nei, har ikke fått noe, sa de. Jeg sjekket sendte elementer, ja, den var sendt. Prøvde å sende den på nytt, igjen og igjen. Til slutt ringte jeg broren min, Anders. Han er litt sånn data-kyndig.

Han spurte om jeg hadde sjekket søppelposten hans. Og der var den! Rett i uønsket. Han sa: HERREGUD! Hva er dette for et sirkus? Alle de bildene, og den skrikinga i fargene. Jeg hadde jo brukt knallrødt for å fremheve Viktig dato!, og det så tydeligvis ut som reineste reklamen. Jeg ble så flau.

Jeg sendte den ut en tredje gang, uten bilder, bare ren tekst. Men da jeg var så jævla irritert over at den ikke kom frem, skrev jeg DUGNAD NÅ!!!! VIL DERE HJELPE ELLER IKKE!!!! i subject. Jepp, rett i søpla der og. Utropstegn og store bokstaver. Det var en leksjon i frustrasjon, for å si det mildt.

Etter den gangen har jeg lært en hel del om hvordan mailfiltere fungerer. Det var en skikkelig øyeåpner for meg, en pinlig en.

Hovedpoeng jeg tar med meg:

• Hold det rent: Ikke masse unødvendige bilder eller fancy oppsett. Spesielt tunge bilder er fyfy. Jo mer det ligner et nyhetsbrev, jo større sjanse for søppel.
• Dropp all-caps og for mange utropstegn: Seriøst, det er som å skrike til noen. Spamfilteret hater det, og det gjør leseren din også. Det ser bare desperat ut.
• Kjør standard fonter og farger: Prøv å unngå rare skrifttyper og sterke, kontrasterende farger som roper salg!. Hold det profesjonelt, selv i en personlig mail.

Hvorfor havner mail i uønsket?

• Mange bilder eller for mye formatering.
• Bruk av store bokstaver eller for mange utropstegn.

Hvorfor havner mailene mine i søppelpost?

Aha, e-posten din tar seg en liten ferie i mottakerens "søppel" – et fascinerende lite mysterium! Ofte er det som om avsenderens digitale ID-kort mangler, altså SPF, DKIM og DMARC-oppsettet er litt ... slapt. Tenk på det som å sende et brev uten å skrive adressen riktig. Noen ganger har mottakeren bare et altfor entusiastisk spamfilter som ser spøkelser overalt, nesten som min bestemor på jakt etter sokker som har rømt. Men de tekniske greiene er som regel synderen, mer enn en illvillig postmann.

• Manglende/feil SPF: Som å hilse på en fremmed uten å si navnet ditt. E-postserveren blir usikker.
• DKIM-signaturer som uteblir: E-posten mangler et digitalt "segl", så ingen vet om den er ekte vare.
• DMARC-retningslinjer som er svake: En slags "hvis det ser rart ut, kast det"-regel som er litt for ivrig.
• Mottakers spamfilter: Noen ganger er det bare en overivrig gartner som luker bort alt som ser litt rart ut, selv blomster.

Det er som å prøve å levere en gourmetmiddag til noen som tror du serverer spist middag fra i går. Bare at her er det mottakerens server som er sjefskokken, og den har en streng diett. Du vil jo ikke at dine velformulerte e-poster skal havne sammen med tilbud på potensforsterkere og falske Lotto-gevinster, ikke sant? Det er jo litt som å servere champagne i et søppelspann. Ugreit.

Forresten, jeg husker en gang jeg sendte en viktig e-post til min onkel, men den havnet i søppelposten. Han mente at min bruk av for mange utropstegn var årsaken. Han sa det var "for emosjonelt", som om e-poster skulle være stoiske filosofer. Vel, jeg tror han kanskje bare hadde et veldig aggressivt spamfilter. Eller kanskje han rett og slett ikke likte entusiasmen min. Uansett, det lærte meg at tekniske innstillinger er én ting, men mottakerens personlighet er en annen, minst like viktig, variabel. Det er som med katter; de gjør som de vil, uavhengig av dine utmerkede intensjoner.