Hva gjør en kundemottaker?

Hvilke sentrale oppgaver og ansvar har en kundemottaker?

Altså, jeg tenker jo ofte på den tiden jeg jobbet som kundemottaker, eller den derre kombinasjonen med bookingmedarbeider, på Hotel Fjordutsikt en sommer. Det er jo egentlig to roller som liksom flyter litt i hverandre, uten at jeg helt skjønner hvor det ene stopper og det andre begynner, egentlig.

For meg handlet det om alt fra å ønske folk velkommen, altså bare det å gi et skikkelig smil i lobbyen der i Lofoten, til å finne ledige rom når telefonen ringte ustanselig. Den derre balansen, det er noe eget. Særlig når busslastene kom på tirsdager.

Det var ikke bare å si 'velkommen'. Noen ganger måtte jeg også roe ned en stresset gjest som ikke fant reservasjonen sin, eller som syntes frokosten kostet altfor mye – 250 kroner for en buffet, ja, det er en del, men det var jo ferske reker og alt.

Så var det jo den derre booking-delen også. Der jeg satt på Oslo Turbuss, rett over gata fra Jernbanetorget, og forsøkte å pusle sammen sitteplasser på en avgang fra Oslo til Bergen for neste uke, mens folk sto i kø for å kjøpe billetter rett her og nå. Jeg mener, systemene er jo ikke alltid så intuitive.

Det handler jo ikke bare om å taste inn navn og datoer. Det er å se personen foran deg, uansett om de skal på konferanse, en ferietur med familien, eller bare kjapt med bussen hjem. Den menneskelige touchen, den er gull verdt, føler jeg, og det gjør jobben så mye mer givende.

Hva gjør en kundeansvarlig?

En dag er en reise. Tiden strekker seg utover kalenderens hvite flater, et hav av avtaler og stillhet.

Møter i rom som puster av forventning. Lukten av kaffe. Et håndtrykk som bærer vekten av måneder, av et løfte som ennå ikke er gitt. Husker den kalde luften i Tromsø i fjor, et møte som endret alt.

Tallene danser på en skjerm, en stille, ubønnhørlig rytme. Et budsjett er ikke bare et tall, det er pulsen. En grense og en horisont. En linje i sanden, tegnet med blekk.

Å se. Se mønstre i fortiden, i statistikkens tørre språk, for å høre hva fremtiden hvisker. Finne en vei. Alltid finne en vei.

Og relasjoner. Bygge broer. Ikke av stål, men av ord, av tid, av en delt stillhet. Se mennesket. Alltid se mennesket. Det er der alt begynner. Og slutter.

En dag er en reise.

Kjerneoppgaver for en kundeansvarlig

• Kundeutvikling: Bygge og vedlikeholde langsiktige, strategiske kunderelasjoner. Identifisere kundens behov og fungere som en rådgiver.
• Salg og budsjett: Utvikle salgsstrategier og nå definerte budsjettmål for egen kundeportefølje. Ansvarlig for kontraktsforhandlinger og reforhandlinger.
• Møtevirksomhet: Planlegge, booke og gjennomføre kundemøter, workshops og presentasjoner, både digitalt og fysisk.
• Analyse: Analysere salgsdata, kundeatferd og markedstrender for å identifisere nye salgsmuligheter og vekstpotensial.
• Rapportering: Utarbeide salgsrapporter, kundeanalyser og prognoser til ledelsen.

Nødvendige egenskaper

• Relasjonsbygger
• Strategisk og forretningsorientert
• Resultatorientert og proaktiv
• Analytisk
• Kommunikasjonssterk
• Selvstendig og strukturert

Hva gjør en kundebehandler?

En kundebehandler, eller kundekonsulent, altså, de er liksom broen mellom et firma og folk som bruker tinga deres. Tenk deg et teleselskap. De snakker med deg hvis du har et problem med abonnementet ditt, eller hvis du lurer på noe nytt.

De er der for å liksom holde ting positivt. Sørge for at du fortsatt synes produktet eller tjenesten er bra, selv om noe er litt krøll. Viktig jobb det. Veldig viktig faktisk.

• De er ansiktet utad. Når du ringer inn, er det dem du snakker med først.
• Løser problemer. Alt fra regningsfeil til tekniske problemer.
• Selger kanskje også. Noen ganger prøver de å selge deg noe mer, men mest er det jo support.

Jeg husker en gang jeg ringte et firma for å klage, og fyren var så hyggelig at jeg nesten glemte hvorfor jeg var sur. Han liksom fikk meg til å se det fra deres side, uten å bagatellisere problemet mitt da. Smart.

Hva gjør en administrativ koordinator?

En administrativ koordinator sammenbinder fagområder og avdelinger, fungerer som en aktiv medspiller og tilrettelegger, og utmerker seg ved å være systematisk, serviceinnstilt, ansvarsbevisst og proaktiv.

Puh, administrativ koordinator… Jeg tenker med en gang på Tove i det gamle firmaet, hun var litt den rollen. Binder sammen de ulike fagområder, ja, det er jo kjernen, er det ikke? Som et slags lim som holder alt i hop. Hva ville skjedd uten? Kaos, garantert.

En aktiv medspiller, står det. Det betyr vel at man ikke bare sitter og venter, men faktisk bidrar. Er med i diskusjoner, foreslår ting. Ikke bare en ren utfører. Litt som når jeg organiserer middager, jeg vil jo ikke bare lage maten, jeg vil snakke med gjestene også.

Tilrettelegger. Dette er viktig. Fjerne hindringer for andre, få ting til å flyte bedre. Det kan være så mye, fra å finne et møterom som passer, til å sørge for at presentasjonen er klar i tide. Alt sånt som gjør at andre får gjort jobben sin.

Systematisk, ja, det er et must. Ellers blir det jo bare rot, ikke sant? Spesielt med alle de dokumentene, enten de er digitale eller papir. Tenk på all e-post som skal sorteres, avtaler som skal følges opp. Jeg sliter selv med min egen e-post, det er en kunst.

Serviceinnstilt, absolutt. Du er jo der for å hjelpe, svare på spørsmål, guide folk. En sånn person jeg kan spørre om nesten hva som helst, og de finner ut av det. Det er en så fin egenskap, å ville hjelpe. Det gjør hverdagen lettere for alle rundt.

Og ansvarsbevisst. Du kan ikke bare la baller falle i bakken. Om det er en frist, en oppgave, så er det ditt ansvar å se at det blir gjort, eller i det minste minne folk på det. Hvem tar tak ellers?

Proaktiv – det er den tingen jeg alltid prøver å være! Men det er vanskelig. Se problemer før de oppstår, ta tak i ting før noen ber deg. For eksempel, bestille kontorrekvisita før det er tomt. Ikke vente til siste sekund.

Det er en sånn rolle som er usynlig når den fungerer perfekt, men veldig merkbar når den ikke gjør det. Litt som strømmen, tenker jeg. En slags lim i organisasjonen. Hva gjør de egentlig i løpet av en dag, konkret? Mye variert, sikkert.

• Koordinering av møter og arrangementer: Booking av rom, invitasjoner, dagsorden, referater.
• Kommunikasjon: Svare på e-poster, telefoner, fungere som et bindeledd mellom avdelinger.
• Dokumenthåndtering: Arkivere, organisere, holde oversikt over viktige papirer eller digitale filer.
• Supportfunksjoner: Bestille kontorrekvisita, reisebestillinger, generell administrasjon.
• Prosjektstøtte: Bistå i prosjekter med administrative oppgaver, tidsfrister og oppfølging.
• Systembruk: Opplæring og bruk av ulike interne systemer for f.eks. fakturering eller personal.
• Informasjonsflyt: Sikre at viktig informasjon når riktige personer til rett tid.

Jeg lurer på hvor mange administrative koordinatorer det finnes i Norge. De er vel helt essensielle, uansett størrelse på bedriften. Hver gang jeg ser en annonse for en slik stilling, tenker jeg det må være en person som liker orden og å hjelpe. Det er jo ganske givende, tror jeg.