Er det mulig for bokføringspliktige å bokføre i Excel?

Er det lov å bokføre i excel? Strenge krav

Mange bedrifter vurderer å bruke regneark for å føre regnskap. Forstå de strenge juridiske grensene og betingelsene for å unngå alvorlige regnskapsfeil. Utforsk er det lov å bokføre i excel for å sikre at regnskapsføringen din oppfyller alle lovpålagte krav uten risiko for brudd.

Er det mulig for bokføringspliktige å bokføre i Excel?

Ja, det er fullt lovlig for visse bokføringspliktige å bokføre i excel, men regelverket setter svært strenge rammer for hvem som kan gjøre det.

Regelverket og grensen for bilag

Frem til nylig tillot Bokføringsforskriften paragraf 4-1 bruk av regneark dersom foretaket hadde under 600 bilag i året. Norsk Regnskapsstiftelse regulerer dette i detalj gjennom standarden NBS 6. For å kunne bruke Excel lovlig til bokføring, må virksomheten oppfylle visse absolutte krav.

Krav til transaksjonsmengde og slettesikring

Foretaket må defineres som en virksomhet med fa transaksjoner. Det betyr at du må ha færre enn 600 bilag i året, og det pågår prosesser i Norsk Regnskapsstiftelse for å stramme inn denne grensen ytterligere, for eksempel ned mot 200 bilag. Det største formelle hinderet i Excel er kravet til at regnskapet skal være sporbart og ikke kunne endres i ettertid uten spor.

Det er strengt forbudt å slette, overskrive eller endre tall i etterkant, og regnskapsperiodene må lukkes låsbart. For å oppfylle dette i Excel, må du enten bruke spesiallagde Excel-systemer (apper eller maler) som har innebygde sperrer mot endring, eller låse og eksportere regnearket til et uendelig PDF-format eller papirutskrift regelmessig etter fastsatte ajourholdsfrister.

Unntak fra SAF-T-kravet og hvorfor de fleste velger regnskapsprogram

Skatteetaten krever at elektroniske regnskapssystemer skal kunne eksportere en standardisert datafil kalt SAF-T ved bokføringskontroll. Siden ordinære krav til bokføring i regneark ikke klarer å generere en slik fil, kan du kun bruke Excel dersom du faller inn under unntaket der virksomheten har under 5 millioner kroner i årlig omsetning.

Selv om det er lovlig under de nevnte grensene, velger de aller fleste å gå bort fra regneark. Manuelle feil i formler kan fort føre til at regnskapet blir underkjent ved bokføringskontroll. Digitale systemer gjør det også betydelig enklere å sende inn mva-meldinger og næringsspesifikasjoner direkte til Altinn.

Sammenligning: Excel vs. Regnskapsprogram

Når du skal velge mellom Excel og et eget regnskapssystem for bokføringen, er det flere avgjørende faktorer knyttet til regelverk og effektivitet du bør vurdere.

Excel

- Krever at omsetningen er under 5 millioner kroner fordi arket ikke genererer SAF-T-fil

- Krevende å oppfylle kravet om låsing og sporbarhet uten spesialtilpassede maler

- Krevende krav om under 600 bilag i året (muligens innskjerpet til 200)

- Manuell innsending av mva-meldinger og næringsspesifikasjoner

Regnskapsprogram (Anbefalt)

- Støtter automatisk eksport av standardisert SAF-T-fil for alle omsetningsnivåer

- Innebygd låsing, revisjonsspor og sikring mot sletting eller overskriving

- Ingen begrensning på antall bilag eller transaksjonsmengde

- Sømløs direkteinnsending av mva og næringsspesifikasjon

Historien til Kari og enkeltpersonforetaket

Kari drev et lite foretak ved siden av studiene i Trondheim med kun et par bilag i måneden og vurderte å føre alt i et enkelt regneark for å spare kostnader.

Hun oppdaget imidlertid raskt at det var vanskelig å holde full kontroll på låsing av perioder og slettesikring uten egne apper, og hun fryktela konsekvensene ved en eventuell kontroll fra Skatteetaten.

Etter å ha sjekket omsetningsgrensene og tatt en prat med en regnskapsfører, innså hun at risikoen for formelle feil i formler ble for høy i lengden.

Hun byttet til et enkelt, skybasert regnskapsprogram, noe som gjorde innsendingen til Altinn automatisk og fjernet all bekymring knyttet til regelverket.

Denne informasjonen er ment for veiledning og erstatter ikke profesjonell regnskapsrådgivning. Sjekk alltid gjeldende lover og regler med Skatteetaten eller en autorisert regnskapsfører for din virksomhet.