Hvor lenge kan man lagre informasjon fra adgangskontrollsystemer?

Hvor lenge lagre adgangskontrollogger: Grensen på 90 dager

Virksomheter må følge strenge sletterutiner for å beskytte sensitive personopplysninger om ansattes bevegelser på arbeidsplassen. Feilaktig oppbevaring av personopplysninger medfører unødvendig risiko og juridisk ansvar. Å kjenne regelverket sikrer lovlig drift og forhindrer at ulovlige data samles inn.

Hvor lenge kan man lagre informasjon fra adgangskontrollsystemer?

Adgangskontrollsystemer skal automatisk slette loggdata, som kort og pinkode, etter 90 dager med dokumenterbar sletting. Dette skyldes at loggene inneholder sensitiv informasjon om ansattes bevegelser og oppholdssted på arbeidsplassen.

Regelverket rundt personvern og adgangslogger

Når bedrifter tar i bruk elektroniske adgangskontrollsystemer, behandler de personopplysninger som er strengt regulert av personvernforordningen (GDPR) og Datatilsynets retningslinjer. Loggdata viser når ansatte kommer, går, og hvilke soner de beveger seg i, noe som i praksis utgjør en form for overvåking.

Derfor er hovedregelen at informasjonen ikke skal lagres lenger enn det som er strengt nødvendig for formålet. For de aller fleste virksomheter er denne grensen satt til 90 dager for rutinemessige logger. Mange systemer samler inn lagring av personopplysninger adgangskontroll langt mer data enn det som trengs for å sikre bygget, og det er nettopp her Datatilsynet setter foten ned.

Kravet om automatisk og dokumenterbar sletting

Det holder ikke å ha en intensjon om å slette loggene manuelt i ny og ne. Systemet må være satt opp med funksjonalitet for automatisk sletting av adgangslogger. Det betyr at data som er eldre enn 90 dager, skal slettes av seg selv uten at en administrator trenger å gjøre det manuelt hver uke.

Hvordan dokumentere sletterutinene overfor Datatilsynet

For å oppfylle dokumentasjonskravet må bedriften ha skriftlige rutiner som beskriver systemets oppsett, slettehyppighet og hvem som har ansvaret for kontrollen. Dette er en ofte oversett fase der mange bedrifter feiler under et tilsyn. Du må kunne vise frem teknisk dokumentasjon fra leverandøren som bekrefter at den automatiske slettingen faktisk fungerer som forutsatt.

Unntak fra 90-dagersregelen og spesielle hensyn

Selv om 90 dager er standarden, finnes det situasjoner der lengre lagringstid kan tillates, men dette krever en særskilt vurdering og et reelt behov. Dersom en bedrift opplever en pågående sikkerhetshendelse, innbrudd eller et konkret mistanke om straffbare forhold, kan relevante logger sikres i forbindelse med en etterforskning.

Slike unntak betyr imidlertid ikke at man kan lagre alt for alle for sikkerhets skyld. Lagringen må begrenses i tid og omfang til det som er nødvendig for den konkrete saken, og slettes så fort saken er avklart.

Sammenligning av adgangssystemer og lagringstid

Ulike typer adgangskontroll har ulik påvirkning på personvernet, avhengig av om systemet krever pinkode eller kun baserer seg på fysiske kort.

System med kort og pinkode

- Maksimalt 90 dager for ordinære loggdata på grunn av sensitiviteten

- Høyere sikkerhet, men kobler spesifikke personer til tid og sted med større nøyaktighet

- Krever streng, automatisk og dokumenterbar sletting

System med kun kortbruk

- Også her gjelder som regel 90 dager for å unngå ulovlig kartlegging av ansatte

- Noen lavere sikkerhet, da kort kan komme på avveie uten at systemet vet hvem som faktisk holdt det fram

- Fortsatt krav om automatisk sletting, men færre problemstillinger knyttet til personlig kode

Rutinesvikt i mellomstor bedrift

Kari, HR-ansvarlig i en bedrift i Oslo, fikk hakeslepp da IT-avdelingen oppdaget at adgangssystemet hadde samlet og lagret logger i over to år uten noen form for automatisk sletting.

Første forsøk på å rydde opp var å manuelt slette gamle filer hver fredag ettermiddag, noe som raskt ble glemt i en travel hverdag og skapte misnøye hos de ansatte som følte seg overvåket.

Etter en gjennomgang med systemleverandøren, fikk de endelig satt opp en automatisert rutine som kuttet lagringstiden til nøyaktig 90 dager med kryptert loggføring.

Resultatet ble full compliance med regelverket og ro i sjelen for ledelsen, som slapp å bekymre seg for uventede gebyrer ved et eventuelt tilsyn.