Hvordan oppdatere innholdsfortegnelse i Word?

Hvordan oppdatere innholdsfortegnelse i Word: To valg

Å mestre hvordan oppdatere innholdsfortegnelse i Word sikrer profesjonelle dokumenter uten feil sidetall. Riktig håndtering av denne funksjonen sparer verdifull tid før levering. Finn den nøyaktige fremgangsmåten for å unngå unødvendig manuelt arbeid nå.

Hvordan oppdatere innholdsfortegnelse i Word?

Å oppdatere en innholdsfortegnelse i Microsoft Word er en av de oppgavene som virker mystiske for mange, men som heldigvis er ganske raske når du først kan fremgangsmåten. Enten du har lagt til nye avsnitt, endret overskrifter eller flyttet om på sidene i dokumentet ditt, hender det ofte at tabellen henger etter. Her er den raske metoden for å få alt på plass igjen.

For å oppdatere innholdsfortegnelsen plasserer du ganske enkelt markøren der du ønsker å ha den, eller klikker direkte på den eksisterende tabellen i dokumentet. Deretter høyreklikker du og velger alternativet for å oppdatere felt. Word gir deg da to valg: å oppdatere bare sidetallene eller hele tabellen. Velg det som passer best for endringene du har gjort.

Trinnvis veiledning for å oppdatere tabellen

Når du jobber med store oppgaver eller rapporter, endrer sidetallene seg hele tiden. Slik gjør du det trinn for trinn: 1. Klikk hvor som helst inne i innholdsfortegnelsen i dokumentet. 2. Høyreklikk med musen slik at hurtigmenyen dukker opp. 3. Velg alternativet «Oppdater felt» (Update Field). 4. Velg om du bare vil oppdatere sidetallene, eller om du vil oppdatere hele tabellen word inkludert nye overskrifter.

Når du gjør dette, sjekker Word gjennom hele dokumentet etter overskriftsformater. Det kan være litt frustrerende første gangen hvis man glemmer å bruke de innebygde overskriftsformatene (Overskrift 1, Overskrift 2 osv.). Hvis du ikke har brukt disse stilene, vil nemlig Word slite med å finne ut hva som skal med i tabellen.

Bruk tastatursnarveien for raskere arbeid

Hvis du oppdaterer dokumentet ofte, blir høyreklikking fort et kjas. Heldigvis finnes det en snarvei. Du kan merke hele innholdsfortegnelsen ved å klikke på den, og deretter trykke på F9-tasten på tastaturet. Dette åpner den samme dialogboksen for oppdatering med en gang. Det sparer deg for noen museklikk når du finpusser de siste detaljene før innlevering.

Forskjellen på å oppdatere sidetall og hele tabellen

Når dialogboksen dukker opp etter at du har trykket på oppdater-knappen, blir du stilt overfor et lite valg. Det er fort gjort å trykke feil her, så det er greit å vite hva de to alternativene faktisk betyr for dokumentet ditt.

Alternativet «Oppdater bare sidetall» is perfekt hvis du bare har skrevet mer tekst slik at avsnittene har flyttet seg til nye sider, uten at du har lagt til noen nye overskrifter eller endret på overskriftsteksten. Dette alternativet bevarer eventuelle egendefinerte justeringer du har gjort manuelt i selve tabellen. På den annen side må du velge oppdatere hele tabellen word dersom du har skrevet nye kapittelnavn, lagt til nye overskrifter eller slettet gamle deler av teksten.

Sammenligning av oppdateringsmetoder i Word

Oppdater bare sidetall

• Når du kun har flyttet tekst til nye sider uten å endre overskrifter
• Kun tallene som viser hvilken side avsnittet er på
• Beholder manuelle endringer du har gjort i teksten i tabellen

Oppdater hele tabellen

• Når du har lagt til, slettet eller endret navn på kapitteloverskrifter
• Både sidetall, nye overskrifter og endrede overskriftstekster
• Kan nullstille visse egendefinerte justeringer gjort direkte i tabellen

Maritas kamp med masteroppgaven

Marita satt kvelden før innlevering av masteroppgaven og la til tre nye avsnitt i kapittel to, noe som gjorde at hele dokumentet forskjøv seg med fire sider.

Hun oppdaget til sin skrekk at innholdsfortegnelsen øverst i dokumentet fortsatt henviste til de gamle sidetallene, og hun forsøkte å rette opp tallene manuelt ved å skrive dem om én etter én.

Etter å ha klusset det til og fått feil formatering, ringte hun en studiedeltaker som ba henne om å slutte med det manuelle arbeidet, høyreklikke på tabellen og velge oppdater felt.

Med et par enkle klikk oppdaterte hele tabellen seg automatisk på et sekund, og Marita sparte flere timers frustrasjon og sikret riktige sidetall til innlevering.