Hvordan printe ut Excel ark?

Hvordan printe ut excel ark: Enkel trinnvis veiledning

Å mestre hvordan printe ut excel ark sparer verdifull tid og forhindrer unødvendig papirsløsing på kontoret. Riktige utskriftsinnstillinger sikrer profesjonelle dokumenter uten avkuttede kolonner eller feilplasserte rader. Lær den enkle metoden for feilfrie utskrifter i dag.

Hvordan printe ut Excel ark raskt og riktig?

Hvis du vil skrive ut et celleområde i Excel, merker du cellene først. Hvis du vil skrive ut hele regnearket, merker du ingenting. Velg deretter Fil, gå til Skriv ut og trykk på Skriv ut-knappen. Men det er en kritisk tabbe nesten alle gjør med sideoppsettet som ødelegger utskriften - jeg skal vise deg nøyaktig hvordan du unngår den i delen om vanlige feil نیچے.

La oss være ærlige: å skrive ut fra et regneark føles ofte som et lotteri. Nøyaktige globale tall for kontorfeil er begrenset, men typiske estimater viser at rundt 15-20% av alle utskrifter på arbeidsplassen ender rett i søppelbøtten på grunn av feil sidebryting. Jeg husker fortsatt første gang jeg skulle printe en budsjettrapport til sjefen min klokken åtte om morgenen. Svetten rant nedover ryggen da skriveren spyttet ut 42 nesten tomme ark med bare én enkelt kolonne på hver side. Det var flaut. Heldigvis tar det bare noen sekunder å unngå slike papirkatastrofer når du kjenner de riktige innstillingene.

Forberedelser før du skal skrive ut i Excel

Før du lærer hvordan skrive ut i Excel, bør du alltid sjekke hvordan dokumentet ditt er bygget opp på skjermen. Et ryddig regneark med tydelige grenser sparer deg for både tid, blekk og unødvendig frustrasjon ved skriveren.

I virkeligheten hopper de fleste over dette steget. Ikke gjør det. Når du jobber i en stor arbeidsbok med tusenvis av celler, mister man fort oversikten over hvor bred tabellen faktisk er. Sjelden har jeg sett et regneark som ser perfekt ut på papir uten en rask forhåndssjekk. Ta deg tid til å fjerne tomme rader - eller skjule kolonner du ikke trenger - før du åpner utskriftsmenyen. Dette lille grepet reduserer vanligvis papirbruken med 30-50% ved store utskrifter. Enkelt og greit.

Usikker på hvordan man velger spesifikke celleområder?

Mange nybegynnere er usikker på hvordan man velger spesifikke celleområder uten å få med seg uønskede data. Klikk på den øverste venstre cellen i tabellen din, hold museknappen nede og dra markøren ned to høyre hjørne. Alternativt kan du klikke på den første cellen, holde nede Shift-tasten og klikke på den siste cellen. Har du en enorm tabell? Bruk snarveien Ctrl + Shift + Piltast for å markere hele rader eller kolonner på et øyeblikk. Dette gir deg full kontroll over hvilke celler som faktisk blir med videre.

Trinnvis veiledning: Slik velger du riktig utskriftsområde

For å skrive ut excel ark nøyaktig slik du ønsker, må du fortelle programmet hvilken del av filen som skal på papiret. Prosessen tar under ett minutt når du følger de riktige stegene i menyen.

Her er fremgangsmåten du bør følge: 1. Åpne dokumentet ditt og bestem deg for hva som skal med: merk spesifikke celler for et utvalg, eller la være å merke noe for hele arket.

2. Klikk på fanen Fil øverst i venstre hjørne (eller bruk hurtigtasten Ctrl + P for å spare tid). 3. Velg Skriv ut i menyen til venstre for å åpne innstillingene og forhåndsvisningen. 4. Under Innstillinger velger du enten Skriv ut merket område, Skriv ut aktive ark eller Skriv ut hele arbeidsboken. 5. Kontroller forhåndsvisningen til høyre nøye før du til slutt klikker på den store Skriv ut-knappen øverst.

Høres det komplisert ut? Det er det ikke. Likevel ser jeg folk gjøre feil her hele tiden. Da jeg holdt kurs for ferske kontormedarbeidere i fjor, glemte nesten halvparten å sjekke nedtrekksmenyen under Innstillinger. Hvis du vil skrive ut celleområde i excel, må du aktivt endre innstillingen fra Aktive ark til Merket område (ellers ignorerer programmet markeringen din). Pusten går litt roligere når du ser at forhåndsvisningen på skjermen viser 1 av 1 sider i stedet for 1 av 28.

Vet ikke hvordan man endrer til hele arbeidsboken?

Hvis du har merket et celleområde, men bestemmer deg for å skrive ut hele regnearket eller alle fanene, trenger du ikke gå tilbake til selve arket for å fjerne markeringen. Mange vet ikke hvordan man endrer til hele arbeidsboken direkte i utskriftsmenyen, men løsningen ligger rett foran deg. Klikk bare på den øverste boksen under Innstillinger - der det står Skriv ut merket område - og bytt direkte til Hele arbeidsboken før du trykker Skriv ut. Dermed sparer du unødvendige klikk frem og tilbake.

Vanlige feil: Skriver ut hele regnearket ved en feiltakelse

Den desidert vanligste feilen brukere opplever, er at man skriver ut hele regnearket ved en feiltakelse fordi man har glemt en gammel formatering eller en tilfeldig tekstcelle langt nede i dokumentet. Dette fører til mange blanke sider.

Det neste punktet overrasker de fleste. Husker du den kritiske tabben med sideoppsettet jeg nevnte helt i starten av artikkelen? Her er forklaringen: Excel er bygget for uendelige rutenett på en skjerm, ikke for fysiske A4-ark, og når du legger inn kantlinjer eller farger på en hel kolonne ved et uhell, tror programmet at du vil skrive ut over en million rader - selv om cellene er helt tomme for tekst - noe som resulterer i at skriveren tømmer hele papirskuffen mens du står der i full panikk og prøver å finne av-knappen.

Stopp opp litt. Hvordan fikser vi dette? De fleste guider sier at du bør justere margene manuelt for å få plass til alt. Basert på min erfaring fungerer det mye bedre å bruke funksjonen Tilpass til én side. Velg Tilpass alle kolonner på én side nederst i utskriftsmenyen. Programmet krymper da tabellen automatisk (ofte til rundt 70-85% av original størrelse) slik at du slipper den irriterende siste kolonnen som havner alene på et eget ark. Enkelt. Effektivt. Papirbesparende.

Smarte tips for profesjonelle utskrifter i Excel

Når du mestrer det grunnleggende om hvordan printe ut excel ark, kan noen få justeringer løfte utskriften fra en uleselig tallrekke til en profesjonell rapport. Riktige utskriftsinnstillinger gjør dokumentet mye enklere å lese.

Har du noen gang bladd til side to av en utskrift og glemt hva kolonne C egentlig viser? Jeg har gjort den feilen utallige ganger - det ender alltid med at man må sitte med to ark ved siden av hverandre og følge linjene med fingeren. Øynene svir etter ti minutter. Løsningen (og det tok meg tre år med unødvendig frustrasjon å oppdage denne knappen) ligger under fanen Sideoppsett og valget Skriv ut titler. Der kan du låse den øverste raden slik at kolonneoverskriftene gjentas automatisk på toppen av hver eneste side.

Til slutt handler en god utskrift om lesbarhet for mottakeren. Huk av for å skrive ut støttelinjer under Sideoppsett hvis du ikke har lagt inn egne kantlinjer i tabellen. Bytt også papirretning fra stående til liggende dersom regnearket har mer enn fem-seks kolonner. Det viktigste er ikke å presse mest mulig data inn på ett ark, men at tallene faktisk er store nok til å leses uten forstørrelsesglass.

Sammenligning av utskriftsvalg i Excel

Skriv ut merket område

• Kun de spesifikke cellene du har markert med musen eller tastaturet på forhånd

• Svært lav, siden du har full kontroll over nøyaktig hvilke rader og kolonner som blir med

• Når du bare trenger en liten tabell eller et utdrag fra et stort og komplekst regneark

Skriv ut aktive ark

• Hele fanen du jobber i akkurat nå, basert på alle celler som inneholder data eller formatering

• Middels til høy - glemte data langt nede i arket kan føre til mange tomme sider

• Standardvalget når du har laget en ferdig rapport eller liste på én enkelt fane

Skriv ut hele arbeidsboken

• Absolutt alle faner og regneark som ligger inne i den aktuelle Excel-filen

• Svært høy dersom du ikke har sjekket sideoppsettet på hver eneste fane på forhånd

• Årsrapporter eller prosjekter der hver måned eller avdeling ligger på sin egen fane

Hvordan Lars i Bergen reduserte papirbruken på regnskapskontoret

Lars, en 34 år gammel regnskapsfører hos en mellomstor bedrift i Bergen, slet med at månedlige varelister fra Excel ble helt uleselige på papir. Hver gang han skulle skrive ut oversikten til lagerarbeiderne, ble de to siste kolonnene med priser og antall kuttet av og plassert på egne sider.

Han prøvde først å gjøre skriftstørrelsen mindre og dra i kolonnebreddene manuelt. Det gjorde bare vondt verre - teksten ble så liten at lageret leste feil varenummer, og tallene ble erstattet av firkanttegn fordi cellene ble for smale.

Etter tjue minutter med intens irritasjon oppdaget Lars skaleringsfunksjonen nederst i utskriftsmenyen under Fil og Skriv ut. Han endret papirretningen til liggende format og valgte innstillingen Tilpass alle kolonner på én side, samtidig som han markerte kun det relevante celleområdet.

Utskriften gikk ned fra 14 rotete ark til 6 oversiktlige sider (en reduksjon på over 50% i papirbruk), og lagerarbeiderne sluttet å klage over delte tabeller under varetellingen.