Hvilke spørsmål bør man stille en referanse i?

Spørsmål til referansesjekk: Topp 5 spørsmål til samtalen

En grundig spørsmål til referansesjekk reduserer risikoen for feilansettelser og sikrer verdifull innsikt i kandidatens bakgrunn. Riktige spørsmål belyser arbeidstakerens sterke sider og samarbeidsegenskaper før den endelige beslutningen tas. Lær de mest effektive spørsmålene for å sikre en trygg og vellykket ansettelsesprosess.

Hva bør du egentlig fokusere på i en referansesjekk?

Når du ringer referansen bør du alltid først spørre om hvilken stilling de har i dag, hvilken relasjon referansen har hatt til kandidaten og hvor lenge de har jobbet sammen. I starten av samtalen bør du stille åpne spørsmål, slik at referansen fritt kan fortelle om kandidaten uten at du styrer svarene. Spørsmål til referansesjekk handler i bunn og grunn om å validere inntrykket fra jobbintervjuet og avdekke skjulte risikofaktorer.

Mange rekrutterere går i fellen med å behandle referansesjekken som en ren formalitet. En samtale preget av ledende spørsmål som bare bekrefter det du allerede mener, har svært lav verdi. Faktisk viser undersøkelser at en standard referansesjekk alene bare har 14 prosent sannsynlighet for å forutsi hvordan noen vil prestere i jobben. Det betyr at metoden må brukes strukturert og i kombinasjon med andre verktøy for å ha reell verdi.

Jeg husker min aller første rekrutteringsprosess for noen år siden. Jeg var så begeistret for kandidaten at jeg ringte referansen og nærmest ba om en bekreftelse på mitt eget positive inntrykk. Referansen var høflig, bekreftet alt jeg sa, og ansettelsen ble gjennomført. Tre måneder senere innså vi at vedkommende manglet grunnleggende samarbeidsevner. Det tok meg uker med oppfølging og tapt produktivitet å rette opp i situasjonen. Den smellen lærte meg en viktig lekse - en referansesjekk skal utfordre, ikke bare klappe deg på skulderen.

De beste spørsmålene til referansesjekk strukturert etter tema

For å lykkes må du bevege deg fra det generelle til det spesifikke. Data samlet inn på tvers av hundretusener av ansettelsesprosesser viser at rundt 10 prosent av kandidatene har avvik i svarene som knytter seg til kontraproduktiv arbeidsatferd. Dette er detaljer som sjelden dukker opp i et polert intervju, men som tidligere ledere har opplevd på nært hold.

Her er en strukturert liste med gode spørsmål til referanse, delt inn etter kritiske kompetanseområder: Relasjon og kontekst: Hva var din relasjon til kandidaten, og i hvilken tidsperiode jobbet dere sammen? Hvordan vil du beskrive de primære arbeidsoppgavene i den rollen? Prestasjon og styrker: Hva vil du si er kandidatens største styrker i arbeidshverdagen?

Kan du gi et konkret eksempel på et prosjekt eller en oppgave der kandidaten presterte spesielt godt? Utviklingsområder: Alle har ting de kan forbedre. Hvilke områder eller oppgaver tror du kandidaten har behov for mer støtte eller opplæring i for å lykkes optimalt?

Samarbeid og kultur: Hvordan fungerer kandidaten i team, og hvordan håndterer vedkommende faglige uenigheter eller stressende perioder? Avsluttende lakmustest: Hvis du hadde hatt en ledig stilling i dag, ville du ansett vedkommende på nytt?

Dette siste spørsmålet om gjenansettelse er ofte det mest avslørende. Men det er en hake her. Det neste poenget overrasker mange.

Hvordan håndtere advarselssignaler og negative referanser

Det er sjelden en referanse sier rett ut at en kandidat er udugelig, ettersom en tidligere arbeidsgiver ikke har lov til å komme med uriktige eller direkte skadelige påstander. Advarselssignalene gjemmer seg nesten alltid mellom linjene. Du må lytte etter det som ikke blir sagt.

Vage svar som han gjorde det han fikk beskjed om eller lange pauser før enkle spørsmål besvares, er typiske tegn på at noe skurrer. En feilansettelse i Norge er estimert til å koste rundt 1 million kroner i snitt. For spesialist- eller lederstillinger kan de økonomiske og organisatoriske konsekvensene bli langt høyere. Derfor har du rett og slett ikke råd til å ignorere magefølelsen når en referanse virker unnvikende.

Når jeg opplever unnvikende svar, pleier jeg å bruke skala-baserte oppfølgingsspørsmål. Hvis referansen sier at kandidaten har gode samarbeidsevner, spør jeg: På en skala fra 1 til 10, hvor 10 betyr at vedkommende er den mest velfungerende lagspilleren du har hatt i avdelingen, hvor ligger han? Hvis svaret da er en forsiktig sekser, oppfordrer jeg til å se nærmere på hvordan ta referansesjekk på en mer dyptgående måte. Hva skal til for at det blir en åtter eller nier? Denne enkle teknikken bryter ned den høflige barrieren uten at samtalen oppleves som et avhør.

Valg av metode for referansesjekk

Tradisjonell telefonsamtale

• Mulighet for å fange opp stemmeleie, nøling, pauser og stille uventede oppfølgingsspørsmål basert på dialogen
• Tidskrevende å koordinere, gir ofte ustrukturerte notater og medfører høyere risiko for at egne fordommer påvirker tolkningen
• Høy - krever ofte flere forsøk på å oppnå kontakt samt 15-20 minutter til selve samtalen per referanse

Digital referansesjekk (Anbefalt)

• Strukturert innsamling, reduserer kjønnsskjevhet gjennom like rammer, og inkluderer ofte funksjoner for ID-verifisering
• Man mister nyansene i spontane verbale svar og kan gå glipp av subtile advarselssignaler i tonefall
• Lav - helautomatisert utsendelse sparer rekruttereren for mange timer med koordineringsarbeid

Hanskens dyre rekrutteringsbom: Da magefølelsen trumfet strukturen

Håvard, en erfaren daglig leder i en teknologibedrift i Oslo, skulle ansette en ny seniorkonsulent i et marked preget av tøff konkurranse. Kandidaten leverte et feilfritt andregangsintervju og sjarmerte hele ledergruppen i senk.

Under referansesjekken valgte Håvard å ringe de to oppgitte personene uten en fastsatt mal eller ferdige spørsmål. Den første referansen, en tidligere kollega, svarte svært overstrømmende men overfladisk på alt Håvard spurte om.

Den andre referansen var kandidatens forrige leder. Da Håvard spurte om samarbeidsevner, ble det stille i tre sekunder før lederen svarte kort: "Hun leverte alltid på sine tekniske tidsfrister." Håvard valgte å tolke stillheten som travelhet fremfor et reelt varselsignal.

Etter fire måneder i jobben sprakk prosjektet fordi den nyansatte nektet å dele kildekode med teamet eller ta imot faglige innspill. Feilansettelsen kostet bedriften nesten 1,2 millioner kroner i direkte tap og forsinkelser, noe som lærte Håvard at en strukturert referanseprosess aldri må vike for personlig kjemi.