Hvilke tilleggskostnader har bedriften når den utbetaler lønn?

Tilleggskostnader: Hva koster en ansatt utover lønn?

Utdeling av lønn innebærer en rekke lovpålagte og faste utgifter som overstiger den avtalte bruttolønnen til den ansatte. Bedrifter må derfor ta høyde for disse obligatoriske tilleggskostnader ved lønnsutbetaling for å beregne den faktiske totalkostnaden ved å ansette personell.

Hvilke tilleggskostnader har bedriften når den utbetaler lønn?

Spørsmålet om hvilke tilleggskostnader har bedriften når den utbetaler lønn, avhenger av geografisk plassering, avtaler og valgte goder. I tillegg til selve bruttolønnen påløper lovpålagte sosiale kostnader som feriepenger, arbeidsgiveravgift, obligatorisk tjenestepensjon (OTP) og yrkesskadeforsikring, samt valgfrie driftsutgifter til kontorplass, firmabil og velferdstiltak.

En vanlig tommelfingerregel i næringslivet er at en ansatt koster bedriften mellom 20 % og 30 % mer enn den avtalte brutto årslønnen i direkte påslag. For mange ferske bedriftseiere kommer dette som en ubehagelig overraskelse når de første regningene forfaller.

Da jeg satte opp mitt aller første lønnsbudsjett, stirret jeg på regnearket sent på kvelden med sviende øyne og en klump i magen fordi jeg kun hadde regnet med selve utbetalingen til konto. Den feilen kostet oss nesten hele likviditetsbufferen vår det første kvartalet. Men det er én spesiell beregningsfelle ved pensjon som nesten alle overser i starten - jeg skal vise deg nøyaktig hva det er når vi kommer til seksjonen om pensjon og forsikringer lenger ned.

Obligatoriske kostnader arbeidsgiver må betale: Arbeidsgiveravgift og feriepenger satser

De største obligatoriske kostnadene en arbeidsgiver må håndtere ved hver lønnsutbetaling, er feriepenger og arbeidsgiveravgift. Teknisk sett består en årslønn av elleve måneder med vanlig lønn fratrukket feriedagene, etterfulgt av feriepengene, mens arbeidsgiveravgiften beregnes av både lønnen og feriepengene oppå dette.

La oss være ærlige: reglene for feriepenger og avgiftssoner virker unødvendig kompliserte første gang man setter seg inn i dem. Arbeidsgiveravgiften varierer fra 0 % til 14,1 % avhengig av hvilken geografisk sone virksomheten er registrert i, der de aller fleste norske bedrifter ligger i sone 1 med høyeste sats.

Feriepengene utgjør lovbestemt minimum 10,2 % av feriepengegrunnlaget, eller 12 % dersom bedriften følger avtale om fem ukers ferie. Det betyr i praksis at hver eneste krone du avtaler i bruttolønn, umiddelbart utløser en kjede av prosentvise påslag som må rapporteres inn via A-meldingen og settes av på skattetrekkskonto eller i regnskapet.

Usikkerhet rundt nøyaktige satser for arbeidsgiveravgift i ulike soner

Mange kjenner på usikkerhet rundt nøyaktige satser for arbeidsgiveravgift i ulike soner når de skal ansette folk på tvers av kommunegrenser. Satsen styres av hvor bedriften er registrert, fra full sats i sentrale strøk til fullt fritak lengst nord i landet.

Sjelden ser man en skatteregel som slår så ulikt ut geografisk. Driver du i Oslo eller Bergen, må du kalkulere med den maksimale satsen fra første lønnskrone. Enkelt og greit. For bedrifter i distriktene gir de reduserte satsene et enormt konkurransefortrinn når hva koster en ansatt i tillegg til lønn skal gjøres opp ved årets slutt.

Forvirring om hvordan feriepenger beregnes og når de skal utbetales

Det oppstår ofte forvirring om hvordan feriepenger beregnes og når de skal utbetales i praksis. Feriepenger tjenes opp året før ferien tas ut, og erstatter den vanlige fastlønnen i feriemåneden, som normalt sett er juni for de fleste arbeidstakere.

Mange tror at feriepenger er en ren bonus på toppen av tolv måneders full lønn. Helt feil. Når juni kommer, trekkes den ansatte for feriedagene (ofte litt mer enn en vanlig månedslønn ved fem ukers ferie), og får i stedet utbetalt de oppsparte feriepengene fra fjoråret.

Den neste delen overrasker de fleste nyetablerte arbeidsgivere.

Pensjon og forsikringer: Skjulte obligatoriske utgifter som OTP og yrkesskadeforsikring

Bekymring for skjulte obligatoriske utgifter som OTP og yrkesskadeforsikring er helt berettiget når man regner på obligatoriske kostnader arbeidsgiver må forholde seg til. De fleste bedrifter med ansatte plikter å spare til pensjon fra første krone og tegne lovpålagt forsikring mot skader på jobb.

Den lovpålagte minimumssatsen for obligatorisk tjenestepensjon (OTP) er på 2 % av den ansattes inntekt. Her er den beregningsfellen jeg nevnte tidligere: du må betale arbeidsgiveravgift også av selve pensjonsinnskuddet og tilhørende kostnader.

Det glemte jeg fullstendig i vårt første driftsår, noe som ga oss en sur restregning ved årsoppgjøret. I tillegg må alle arbeidsgivere ha yrkesskadeforsikring for sine ansatte, og mange velger å legge til ekstra ulykkes- eller helseforsikringer for å være konkurransedyktige. Selv om selve forsikringspremien ofte utgjør noen få tusenlapper i året per hode for kontoransatte, kan prisen bli betydelig høyere i fysisk krevende bransjer som bygg og anlegg.

Hva inngår i totale lønnskostnader utover de lovpålagte kravene?

Når man vurderer hva som inngår i hva inngår i totale lønnskostnader, må man se langt utover de lovpålagte påslagene. Mangel på oversikt over totale reelle personalkostnader utover bruttolønn skyldes ofte at bedrifter glemmer utgifter til kontorplass, utstyr, firmabil, sykefravær i arbeidsgiverperioden og løpende velferdskostnader.

Mange rådgivere sier at man bør kutte ned på velferdskostnader og kontorgoder i oppstartsfasen for å spare penger. Etter å ha bygget opp flere avdelinger mener jeg det stikk motsatte: å spare småpenger på dårlig kaffe, trege datamaskiner eller manglende sosiale samlinger koster langt mer i form av lavere trivsel og dyre nyansettelser.

En ansatt trenger en fungerende arbeidsplass - enten det er leie av kontorlokaler, strøm, programvarelisenser, mobiltelefon eller arbeidsklær - og dersom stillingen krever mye reising, kommer kostnader til firmabil eller kjøregodtgjørelse raskt på toppen, samtidig som du alltid må ta høyde for at sykepenger i arbeidsgiverperioden på de første seksten dagene betales direkte fra bedriftens egen kasse før det offentlige tar over.

Dette koster fort mye. Når du legger sammen husleie per kvadratmeter, lisenser, kurs, julebord og kantineordning, ser du raskt at de indirekte driftskostnadene rundt en ansatt utgjør en vesentlig del av regnestykket. I praksis er det summen av bruttolønn, sosiale kostnader og disse daglige driftsutgiftene som forteller deg hva medarbeideren faktisk må skape av verdier for at ansettelsen skal gå i pluss.

Oversikt over obligatoriske påslag og valgfrie tilleggskostnader ved lønnsutbetaling

Obligatoriske sosiale kostnader

• Minimum 10,2 % etter ferieloven, eller 12 % ved avtale om fem ukers ferie (høyere sats for ansatte over 60 år)

• Varierer etter geografisk sone fra 0 % til 14,1 % av bruttolønn, feriepenger og pensjonsinnskudd

• Lovpålagt sparing på minimum 2 % av lønn fra første krone for de fleste bedrifter med ansatte

• Lovpålagt forsikring for alle ansatte, samt plikt til å dekke sykepenger i arbeidsgiverperioden

Valgfrie goder og indirekte driftskostnader

• Leasing eller kjøp av firmabil, drivstoff, forsikring og bompenger for ansatte med reisebehov

• Leie av kontorplass, strøm, renhold, møbler, datamaskin, programvarelisenser og mobilabonnement

• Kantineordning, kaffe, frukt, bedriftsidrett, sosiale arrangementer og gaver til ansatte

• Behandlingsforsikring, reiseforsikring og høyere pensjonssparing enn lovens minstekrav

Lønnsbudsjettet som sprakk: Hvordan et konsulentselskap i Oslo fant den reelle prisen per ansatt

Henrik, daglig leder i et nyoppstartet IT-konsulentselskap i Oslo, skulle ansette sine to første utviklere med en avtalt årslønn på 600 000 kroner hver. Han var nervøs for likviditeten det første året og satte opp et enkelt budsjett der han kun la til en liten buffer for skatt og avgifter.

De første månedene gikk fint, men da regningene for yrkesskadeforsikring, pensjonsavtale, nye datamaskiner og leie av kontorplass kom samtidig som terminforfall for arbeidsgiveravgift, fikk han sjokk. Likviditeten strammet seg kraftig til, og han måtte utsette sin egen lønn i to måneder.

Etter en gjennomgang med regnskapsføreren innså Henrik at han hadde glemt både arbeidsgiveravgift på pensjonsinnskuddet og de løpende kostnadene til programvare, telefon og kantine. Han laget en ny kalkyle i regnearket som la inn alle sosiale kostnader pluss en fast månedlig sum for kontor og velferd per hode.

Med den nye modellen så han at hver utvikler faktisk kostet bedriften rundt 780 000 kroner i året inkludert kontorplass og utstyr. Ved å justere timeprisene ut mot kundene basert på de reelle totalkostnadene, sikret selskapet stabil lønnsomhet allerede fra neste kvartal.