Hvem er ansvarlig for at Internkontrollforskriften følges?

Ansvarsfordeling for Internkontrollforskriften: Et Ledelsesansvar

Internkontrollforskriften er et viktig verktøy for å sikre at virksomheter opererer sikkert, effektivt og i samsvar med gjeldende lover og regler. Men hvem har egentlig ansvaret for at denne forskriften følges? Svaret er tydelig: Ansvaret ligger primært hos virksomhetens øverste ledelse.

Kjernen i ansvaret: Daglig leder og styret

Det er daglig leder eller styret (avhengig av virksomhetens organisasjonsform og intern fordeling) som har det overordnede ansvaret for å etablere, implementere og kontinuerlig følge opp et velfungerende internkontrollsystem. Dette ansvaret kan ikke delegeres bort, men det kan fordeles internt i organisasjonen.

Hva innebærer dette ansvaret konkret?

Ansvaret for internkontroll innebærer mer enn bare å kjenne til forskriften. Det krever en aktiv og engasjert tilnærming, som inkluderer:

• Etablering av et internkontrollsystem: Dette innebærer å utarbeide klare retningslinjer, prosedyrer og rutiner som dekker alle relevante områder i virksomheten. Systemet må være tilpasset virksomhetens størrelse, kompleksitet og risikoprofil.
• Implementering og opplæring: Et system er bare effektivt hvis det er implementert i praksis og forstått av alle ansatte. Ledelsen må sørge for at alle ansatte er godt kjent med internkontrollsystemet og får nødvendig opplæring.
• Oppfølging og forbedring: Internkontroll er ikke en engangsforeteelse. Systemet må kontinuerlig overvåkes, evalueres og forbedres. Dette inkluderer regelmessige kontroller, revisjoner og tilbakemeldinger fra ansatte.
• Risikovurdering: En viktig del av internkontrollen er å identifisere og vurdere risikoer som kan hindre virksomheten i å nå sine mål eller overholde lover og regler. Basert på risikovurderingen må man iverksette tiltak for å redusere risikoen.
• Kulturbygging: Et effektivt internkontrollsystem krever en kultur som verdsetter åpenhet, ansvarlighet og etisk atferd. Ledelsen må gå foran med et godt eksempel og skape en atmosfære der ansatte føler seg trygge på å rapportere bekymringer.

Delegasjon av oppgaver, ikke ansvar

Selv om det overordnede ansvaret ligger hos toppledelsen, kan konkrete oppgaver knyttet til internkontroll delegeres til andre ansatte i organisasjonen. For eksempel kan en HMS-ansvarlig ha ansvar for å følge opp sikkerhetsrutiner, eller en økonomisjef kan ha ansvar for å kontrollere regnskapet. Det er viktig å definere klare roller og ansvar for alle involverte.

Konsekvenser av manglende internkontroll

Manglende internkontroll kan ha alvorlige konsekvenser for virksomheten. Det kan føre til:

• Økonomiske tap: Feil, svindel eller ineffektiv drift kan resultere i betydelige økonomiske tap.
• Omdømme skade: Brudd på lover eller regler, eller dårlig håndtering av hendelser, kan skade virksomhetens omdømme.
• Juridiske konsekvenser: Virksomheter som ikke følger lover og regler kan bli bøtelagt eller saksøkt.
• Arbeidsulykker: Manglende sikkerhetsrutiner kan føre til arbeidsulykker og skader.

Konklusjon

Internkontroll er en integrert del av god virksomhetsstyring. Det er et verktøy for å sikre at virksomheten opererer sikkert, effektivt og i samsvar med gjeldende lover og regler. Ansvaret for å etablere, implementere og følge opp et velfungerende internkontrollsystem ligger primært hos virksomhetens øverste ledelse, og dette ansvaret må tas på alvor. Ved å prioritere internkontroll kan virksomheter redusere risiko, forbedre effektiviteten og bygge et sterkt og bærekraftig fundament for fremtiden.

#Ansvar #Forpliktelser #Internkontroll