Hvordan låse et dokument?

Hvordan låse et dokument: Beskytt med passord

Sørg for at konfidensiell informasjon forblir beskyttet mot uautorisert endring og innsyn. Ved å sikre filene dine ordentlig unngår du at sensitive data spres eller redigeres feilaktig av andre brukere.

Slik sikrer du filene dine: Komplett guide til hvordan låse et dokument

Å vite hvordan låse et dokument er en helt essensiell ferdighet i dagens digitale hverdag, enten du håndterer sensitive personopplysninger på jobb eller private avtaler hjemme. Ved å legge til et sterkt passord på filene dine kan du effektivt hindre uautoriserte personer fra å snoke i dine personlige data. Prosessen er heldigvis ganske ukomplisert når du først kjenner de riktige knappene å trykke på.

Da jeg først begynte å lagre viktige kontrakter på datamaskinen for mange år siden, tenkte jeg overhodet ikke på sikkerhet. Jeg lot alt ligge åpent. Helt til en kollega ved et uhell åpnet et dokument med sensitive lønnsopplysninger. Det var utrolig flaut. Ansiktet mitt ble helt rødt, og hjertet banket i vill panikk. Den dagen lærte jeg leksen min på den harde måten. Sikkerhet kan ikke utsettes.

Det er imidlertid en skjult og kritisk felle ekstremt mange går i når de prøver å sikre filene sine - en feil som gjør hele beskyttelsen fullstendig verdiløs uten at man oppdager det selv. Jeg vil avsløre akkurat hva denne fellen går ut på, og hvordan passordbeskytte dokument, i avsnittet om vanlige feil lenger ned i denne guiden.

Trinn-for-trinn: Slik låser du filer i Microsoft Office

De aller fleste av oss bruker Microsoft Office-pakken daglig til å opprette tekstfiler, regneark eller presentasjoner. Heldigvis har Microsoft integrert en veldig robust krypteringsløsning direkte i programmene sine. Det betyr at du ikke trenger å kjøpe dyre tredjepartsprogrammer for å oppnå god sikkerhet. Du må bare bruke de innebygde funksjonene riktig.

Når du bruker denne metoden, blir hele filen ugjendrivelig kryptert. Ingen kan se innholdet i det hele tatt uten den rette nøkkelen. Dette gjelder enten du vil legg til passord i word, beskytte excel fil med passord eller låse powerpoint fil.

Legg til passord i Word, Excel og PowerPoint på 1-2-3

For å utføre en fullstendig passordbeskyttelse av kontordokumentene dine, følger du bare denne enkle, trinnvis fremgangsmåten: 1. Start med å åpne filen du ønsker å beskytte på din datamaskin. 2. Klikk på Fil helt øverst i venstre hjørne av programvinduet. 3. Klikk på Informasjon i menyen som dukker opp. 4. Klikk på knappen Beskytt dokument (i Excel heter det Beskytt arbeidsbok, og i PowerPoint heter det Beskytt presentasjon). 5. Velg alternativet Krypter med passord fra nedtrekksmenyen. 6. Skriv inn ditt valgte passord i boksen og klikk OK.

7. Bekreft passordet ved å skrive det nøyaktig likt en gang til, og klikk OK. 8. Lagre dokumentet for å aktivere låsingen.

Husk at hvis du glemmer koden du har valgt, finnes det ingen enkel glemt passord-knapp i Microsoft Office. Innholdet ditt vil i praksis være tapt for alltid. Derfor bør du alltid bruke en sikker passordbehandler for å holde styr på de hemmelige kodene dine.

Den usynlige fellen: Vanlige feil når du skal passordbeskytte dokument

Her er den kritiske fellen jeg advarte deg om innledningsvis: Mange forveksler det å beskytte et dokument mot redigering med det å kryptere filen fullstendig. Hvis du bare velger å skrivebeskytte dokumentet eller låse enkelte celler i Excel, hindrer du bare folk i å gjøre endringer. Men her er haken. Selve innholdet og teksten er fremdeles fullt synlig for alle som åpner filen.

Dette er en gigantisk sikkerhetsrisiko. Det hjelper fint lite at noen ikke kan redigere tallene dine hvis they fritt kan lese og kopiere sensitive personopplysninger eller forretningshemmeligheter. Du må derfor alltid sørge for at du velger alternativet som heter Krypter med passord. Det er kun da filen blir låst bak en ugjennomtrengelig digital mur.

En annen klassisk feil er gjenbruk av enkle koder. Det er utrolig fristende å velge det samme passordet på jobbfilen som du bruker på privat e-post, bare for å slippe å huske noe nytt. Gjør ikke det. Det krever bare litt innsats fra en målrettet angriper å knekke enkle kombinasjoner. Hold deg langt unna ord som finnes i ordboken eller fødselsdatoer.

Hvor sikker er egentlig Microsoft sin innebygde filbeskyttelse?

Mange lurer på om den innebygde funksjonen i Office faktisk er god nok til å stoppe profesjonelle hackere. Svaret er ja, forutsett at du har installert en relativt moderne versjon av programvaren. Eldre utgaver fra før 2007 brukte en svakere krypteringsmetode som i dag kan knekkes i løpet av sekunder med enkel programvare.

Moderne Office-programmer bruker derimot en industristandard kalt 256-bit AES-kryptering. Dette er den samme avanserte teknologien som banker og militære myndigheter over hele verden bruker for å beskytte sine statshemmeligheter. Med denne teknologien blir passordet ditt kjørt gjennom hele 100.000 iterasjoner av en avansert hash-algoritme før nøkkelen lages. Dette gjør brute-force-angrep ekstremt trege og i praksis umulige å gjennomføre i vår levetid.

Det svakeste leddet i kjeden er nesten alltid mennesket, ikke teknologien. Statistiske undersøkelser viser at så mange som 51% av alle digitale brukere innrømmer at de må tilbakestille glemte passord minst en gang i måneden. Dette viser hvor utfordrende det er for oss å huske komplekse koder. Det understreker også hvorfor vi ofte tyr to altfor enkle løsninger som svekker sikkerheten vår.

Sammenligning av metoder for filbeskyttelse

Fullstendig Office-kryptering

• Ekstremt høyt - bruker avansert 256-bit AES-kryptering som gjør filen helt uleselig uten passord

• Høy - dersom du glemmer passordet ditt finnes det ingen måte å gjenopprette innholdet på

• Veldig enkel - krever ingen installasjon av eksterne programmer og gjøres på få sekunder

Enkel Skrivebeskyttelse

• Lavt - hindrer kun utilsiktede endringer i dokumentet, men innholdet forblir synlig for alle

• Ingen - filen kan alltids åpnes og leses, selv om du skulle glemme modifikasjonskoden

• Svært enkel - kan skrus av og på med ett klikk uten krav om komplekse koder

Zip-komprimering med passord

• Høyt - låser og krypterer hele mappen, inkludert filnavnene på dokumentene på innsiden

• Høy - mister du passordet til zip-arkivet vil alle filene på innsiden forbli utilgjengelige

• Moderat - krever at du bruker eksterne verktøy for å pakke ut filene hver gang de skal leses

Hanna og den sensitive ansettelseskontrakten

Hanna, en personalansvarlig i et mindre firma i Oslo, skulle sende en ny ansettelseskontrakt til en lederkandidat. Dokumentet inneholdt personnummer, adresse og detaljerte lønnsvilkår som absolutt ikke måtte komme på avveie.

I et forsøk på å være rask valgte Hanna først å bare markere filen som skrivebeskyttet i Word, i den tro at dette sikret innholdet mot eksterne øyne. Hun innså raskt at filen fortsatt kunne leses fritt av hvem som helst som fanget opp e-posten.

Hun stoppet opp og skjønte at hun måtte bruke ekte kryptering i stedet for bare redigeringssperre. Hun åpnet dokumentet på nytt og fulgte den korrekte ruten via menyen for å kryptere filen med et unikt og sterkt passord.

Etter at passordet ble aktivert, sendte hun filen trygt av gårde til kandidaten, og overleverte koden via en sikker tekstmelding på telefonen. Dermed var sensitiv personinfo beskyttet i tråd med gjeldende personvernregler.