Hva er forskjellen på produktivitet og effektivitet?

forskjellen på produktivitet og effektivitet? Sjekk her

Å forstå den egentlige forskjellen på produktivitet og effektivitet sikrer at virksomheter bruker ressurser på de riktige oppgavene. Feilaktig bruk av begrepene fører til unødvendig ressursbruk og tap av konkurransekraft i et krevende marked. Lær de grunnleggende prinsippene bak målingene for å optimalisere bedriftens resultater og unngå feilprioriteringer i hverdagen.

Hva skiller egentlig produktivitet fra effektivitet?

Forskjellen på produktivitet og effektivitet kan virke akademisk, men i praksis er det skillet mellom å løpe fort og å løpe i riktig retning. Enkelt sagt handler produktivitet om mengden arbeid som utføres per ressurs, mens effektivitet handler om i hvilken grad dette arbeidet faktisk bidrar til å nå de overordnede målene.

Forståelsen av dette skillet er ofte mangelfull i både privat og offentlig sektor, noe som kan føre til en kostbar felle: Man blir stadig flinkere til å utføre oppgaver som kanskje ikke burde vært gjort i det hele tatt. Men det finnes en skjult fare ved å stirre seg blind på produktivitetstall alene - en feil som faktisk kan redusere den reelle verdiskapingen med opptil 40 prosent - og jeg skal forklare nøyaktig hvorfor i delen om produktivitetsfellen senere.

Når vi snakker om produktivitet, ser vi på forholdet mellom det som kommer ut (output) og det som legges inn (input). I moderne økonomier måles dette ofte som BNP per timeverk. Historiske data viser at produktivitetsveksten i utviklede økonomier har ligget på rundt 1-2 prosent årlig de siste tiårene, selv om hastigheten har avtatt i enkelte sektorer etter 2005. Dette tallet forteller oss hvor mye verdi vi skaper per time vi jobber, men det sier ingenting om hvorvidt verdien vi skaper er den kunden faktisk trenger.

Produktivitet: Kunsten å gjøre ting riktig

Produktivitet er et rent teknisk mål på ressursutnyttelse. Det handler om hastighet, volum og minimalisering av svinn i selve prosessen. Hvis en saksbehandler før håndterte 5 søknader per dag og nå håndterer 10, har produktiviteten doblet seg. Dette er essensen av å gjøre ting riktig - altså å optimalisere selve utførelsen, noe som ofte forbindes med produktivitet definisjon i klassisk økonomisk teori.

Jeg har sett utallige bedrifter innføre nye programvaresystemer med lovnader om å øke produktiviteten med 20-30 prosent gjennom automatisering. Tallene stemmer ofte på papiret; de ansatte kan klikke seg gjennom flere skjemaer enn før. Men her kommer min personlige observasjon etter ti år i bransjen: Høyere hastighet fører ofte til en mekanisk tilnærming der man mister blikket for kvaliteten på selve beslutningen. Sjelden har jeg sett en produktivitetsøkning som ikke krever en motvekt i form av kvalitetskontroll.

Her er noen vanlige måter å måle produktivitet på: Antall enheter produsert: Per time eller per ansatt. Inntekt per timeverk: En vanlig økonomisk indikator for nasjonal velstand. Svartid på kundeservice: Hvor mange henvendelser som løses i løpet av et skift. Linjer med kode: Ofte brukt (og kritisert) i programvareutvikling. Dette gir konkrete eksempler på produktivitet og effektivitet i praksis, selv om tallene alene ikke sier noe om kvalitet.

Effektivitet: Kunsten å gjøre de riktige tingene

Effektivitet er et bredere og mer kvalitativt begrep. Det kobler produktiviteten opp mot et mål. Det hjelper ikke å produsere 1.000 skrivemaskiner om dagen med ekstremt lav ressursbruk hvis markedet krever laptoper. Effektivitet krever strategi og dømmekraft, ikke bare fart, og handler i bunn og grunn om hva er effektivitet i en strategisk sammenheng.

La oss være ærlige: Det er mye lettere å måle hvor mange e-poster du sender enn å måle verdien av de strategiske beslutningene du tar. I min tid som prosjektleder i et teknologifirma, ble jeg besatt av å tømme innboksen. Jeg var ekstremt produktiv. Men jeg innså etter hvert (og det tok meg nesten et år) at jeg brukte 80 prosent av tiden min på lavverdi-kommunikasjon mens de store arkitektur-problemene i prosjektet ble liggende uløst. Jeg gjorde ting riktig, men jeg gjorde definitivt ikke de riktige tingene – et klassisk eksempel på forskjell mellom effektivitet og produktivitet.

For å vurdere effektivitet må man se på resultatet (outcome) fremfor bare leveransen (output). En effektiv prosess sørger for at ressursene brukes der de skaper størst positiv effekt for organisasjonen. Dette innebærer ofte å si nei til oppgaver som øker produktivitetstallene, men som fjerner fokus fra kjerneoppgavene, og krever en bevisst forståelse av hvordan måle effektivitet i praksis.

Produktivitetsfellen: Når fart blir din verste fiende

Husker du den skjulte faren jeg nevnte tidligere? Her er forklaringen: Når vi måler suksess utelukkende gjennom produktivitet, oppstår det som ofte kalles produktivitetsfellen. Dette skjer når ansatte optimaliserer arbeidet sitt for å se travle ut på papiret, noe som ironisk nok kan føre til et betydelig verditap i komplekse prosjekter.

Dette skjer fordi fokus flyttes fra problemløsning til oppgaveutførelse. I tjenesteytende yrker ser vi ofte at økt press på antall saker fører til at komplekse saker blir liggende, eller at kvaliteten på løsningen blir så dårlig at kunden må ta kontakt på nytt. Dette skaper feiletterspørsel - altså nytt arbeid som bare eksisterer fordi man var for rask (produktive) første gangen.

Virkelig effektivitet krever av og til at man senker produktiviteten. Det høres kontraintuitivt ut, ikke sant? Men å bruke tre timer ekstra på en grundig analyse i dag kan spare organisasjonen for tre hundre timer med reparasjonsarbeid neste måned. Kvalitet er ofte den mest effektive formen for produktivitet på lang sikt, og understreker igjen forskjellen på produktivitet og effektivitet.

Sammenligning: Produktivitet vs. Effektivitet

Produktivitet

Kan føre til tunnel-syn og lav kvalitet ved for høyt tempo

Hvor mye fikk vi gjort med det vi hadde?

Kvantitet og volum per tidsenhet eller ressurs

Output delt på input (matematisk formel)

Effektivitet (Anbefalt fokus for ledere)

Kan bli for teoretisk eller treg hvis man overanalyserer alt

Var det vi gjorde verdt ressursbruken?

Kvalitet, relevans og måloppnåelse

Resultat vurdert mot strategiske målsettinger

Sindre og den nye rapport-roboten

Sindre, en analytiker i et forsikringsselskap i Oslo, brukte 10 timer hver uke på å lage manuelle månedsrapporter. Han ønsket å bli mer produktiv og implementerte et automatisert analyseverktøy som reduserte tidsbruken til kun 30 minutter.

Den første måneden var en suksess på papiret. Sindre hadde 'spart' 9.5 timer og produktiviteten hans skjøt i været. Men det oppstod friksjon da ledergruppen innså at de automatiske rapportene manglet den konteksten og de nyanserte forklaringene de trengte for å ta beslutninger.

Han innså at han hadde blitt ekstremt produktiv til å levere noe ingen lenger kunne bruke. Gjennombruddet kom da han sluttet å fokusere på tidsbruk og heller begynte å bruke de spart timene på å skrive kortere, men dypere analyser av tallene.

Etter to måneder rapporterte ledelsen at beslutningsgrunnlaget var forbedret med merkbart høyere presisjon. Sindre lærte at automatisk produktivitet er verdiløs uten effektiv kommunikasjon som treffer målet.