Hvem har ansvar for å skrive avvik?

Hvem har ansvar for å skrive avvik? Ansattes meldeplikt

Det er avgjørende å vite hvem har ansvar for å skrive avvik på arbeidsplassen for å ivareta sikkerheten. Feilhåndtering skaper unødvendig risiko og økonomiske tap. God forståelse av interne rutiner beskytter rettigheter og forebygger alvorlige hendelser. Lær de generelle retningslinjene for rapportering nå.

Hvem har ansvar for å skrive avvik?

Den som oppdager avviket eller den uønskede hendelsen, har ansvaret for å skrive og sende inn avviksmeldingen. Dette betyr at ansvaret i utgangspunktet faller på den enkelte ansatte, uavhengig av stilling, dersom man observerer feil, nesten-uhell eller brudd på rutiner.

Den ansattes plikt til å melde fra

Som ansatt har man en lovpålagt plikt til å si fra om forhold som kan medføre fare for liv, helse eller miljø. En muntlig beskjed til en kollega eller en snarvei i lunsjpausen er ikke nok i det hele tatt. Avviket må dokumenteres skriftlig i bedriftens avvikssystem så raskt som mulig.

Ansvarfordeling i organisasjonen ved et avvik

Arbeidsmiljøet krever at flere parter samarbeider for å lukke feil og forhindre gjentakelse. Ansvaret er derfor fordelt mellom den som oppdager hendelsen, nærmeste leder og den øverste ledelsen.

Arbeidsgivers overordnede ansvar

Arbeidsgiver har det overordnede ansvaret for at bedriften har et velfungerende avvikssystem. Dette inkluderer å gi god opplæring, legge til rette for en trygg HMS-kultur der folk tør å si fra, samt å motta, behandle og følge opp innmeldte saker.

Nærmeste leder og linjelederens oppgaver

Nærmeste leder har ansvaret for å rette opp feil, iverksette strakstiltak eller forebyggende tiltak, og sørge for at saken blir fulgt opp i systemet. Hvis lederen ignorerer meldingen, svikter hele sikkerhetsnettet på arbeidsplassen.

Hvorfor vegrer folk seg for å skrive avvik?

Mange opplever en usikkerhet rundt om man har lov eller plikt til å melde fra om feil gjort av kolleger eller ledere. Frykten for sanksjoner, negative reaksjoner eller å bli oppfattet som illojal på arbeidsplassen henger ofte igjen. Faktisk viser erfaring fra flere bransjer at en lukket kultur kan skjule en betydelig andel av faktiske nesten-uhell fordi de ansatte er redde for konsekvensene. ^[1]

Når systemet brukes riktig, er det imidlertid et verktøy for forbedring, ikke straff. Det handler om å beskytte hverandre på jobb.

Roller og ansvar i avviksprosessen

Den ansatte

• Så raskt som mulig etter hendelsen
• Oppdage og melde fra skriftlig
• Gjelder alle uønskede hendelser og nesten-uhell

Nærmeste leder

• Umiddelbar vurdering ved fare
• Iverksette strakstiltak og rette opp
• Ansvar for oppfølging i linja

Arbeidsgiver

• Kontinuerlig systemansvar
• Sikre system og opplæring
• Det overordnede HMS-ansvaret

Hendelsesforløpet på lageret til Kari

Kari jobbet på et travelt lager i Oslo og oppdaget en løs pallestabel som holdt på å rase sammen på et høyt lagerloft. Hun visste at en muntlig beskjed til truckføreren ikke var nok, men hun var redd for å skape dårlig stemning.

Hun tok en dyp pust, sperret av området midlertidig og fylte ut avviksskjemaet på telefonen sin med en gang.

Lederen hennes fanget opp meldingen i løpet av ti minutter og fikk strakstiltak på plass før noen kom til skade.

Etter denne hendelsen endret bedriften rutinen for lasting, noe som kuttet tilsvarende nesten-uhell de neste månedene. ^[2]