Er det krav til regnskapsfører?

Er det krav til regnskapsfører? Reglene for egenføring

Å drive virksomhet krever oversikt over økonomien for å unngå straffansvar og økonomiske tap. Å forstå regelverket rundt når du kan føre selv, og når det oppstår krav om ekstern bistand, gir trygghet i driften. Få innsikt i reglene for formelt er det krav til regnskapsfører og unngå uautoriserte feiltrinn.

Er det krav til regnskapsfører for bedrifter i Norge?

Det korte svaret er nei, det er ingen lovbestemte krav til regnskapsfører for norske foretak. Enten du driver et enkeltpersonforetak (ENK) eller et aksjeselskap (AS), kan du velge å gjøre hele jobben selv. Lovverket stiller strenge krav til at regnskapet skal føres korrekt, men hvem som taster inn bilagene, er opp til deg. Valget handler i stor grad om din egen kapasitet, kompetanse og interesse for tall. Men det er en viktig hake ved dette som mange overser i oppstarten, og den skal vi se nærmere på litt lenger ned.

Regnskapsføring i Norge reguleres av bokføringsloven og regnskapsloven. Disse lovene pålegger de aller fleste næringsdrivende en bokføringsplikt. Rundt 448.658 aktive bedrifter i Norge opererer i dag uten noen ansatte, og en stor andel av disse velger å håndtere økonomien på egen hånd via moderne, automatiserte skyprogrammer. ^[1] Så lenge du dokumenterer alle inntekter, kostnader, og oppbevarer kvitteringer i henhold til reglene, står du helt fritt.

Unntakene: Når må du faktisk ha ekstern hjelp eller revisjon?

Selv om det ikke finnes et generelt påbud om å leie inn en regnskapsfører, finnes det situasjoner der myndighetene krever uavhengig kontroll. Dette gjelder spesielt revisjonsplikten for aksjeselskaper. Et AS har i utgangspunktet plikt til å ha revisor som kontrollerer årsregnskapet, men små selskaper kan velge bort dette.

For å kunne velge bort revisor må selskapet ligge under alle disse tre grensene: driftsinntekter under 7 millioner kroner, en balansesum under 27 millioner kroner, og et gjennomsnittlig antall ansatte under 10 årsverk.^[2] Det betyr at mindre aksjeselskaper slipper unna de dyre kontrollmekanismene. Husk likevel at hvis du først velger å sette bort regnskapet til en ekstern person, har du ikke lov til å bruke hvem som helst. Vedkommende må være en statsautorisert regnskapsfører godkjent av Finanstilsynet. Det er straffbart å betale en uautorisert person eller en bekjent for å ta på seg det formelle regnskapsansvaret.

Føre regnskap selv vs. leie regnskapsfører: Hva bør du velge?

Dette spørsmålet plager gründere konstant fordi svaret er irriterende nyansert: det avhenger helt av din egen situasjon. Da jeg startet mitt aller første prosjekt, var jeg fast bestemt på å spare penger. Jeg tenkte at regnskap bare handlet om å plusse og minusse i et regneark.

Det tok meg tre uker med frustrasjon, svidde øyne foran skjermen og en oppgitt telefon til Skatteetaten for å innse at jeg var helt på bærtur. Jeg hadde glemt å registrere korrekte kontoer for mva-fradrag, og det rotet kostet meg dyrt å rette opp i ettertid. Noen ganger er det bedre å betale for ekspertise enn å kaste bort verdifulle kveldstimer på oppgaver du hater.

Her er den kritiske feilen jeg nevnte innledningsvis, som mange gjør i starten: de begynner å føre alt selv uten å sette seg inn i mva-grensen på 50.000 kroner. Med en gang den avgiftspliktige omsetningen din passerer denne summen i løpet av en tolvmånedersperiode, har du plikt til å registrere foretaket i Merverdiavgiftsregisteret. Glemmer du dette, risikerer du tilleggsavgifter og straffeskatt som kan kvele en sårbar oppstartbedrift før den i det hele tatt har kommet i gang.

Fordeler og ulemper ved å gjøre det på egen hånd

Den største fordelen med å gjøre jobben selv er naturligvis økonomi. For et lite enkeltpersonforetak med under 50 bilag i året kan en ekstern regnskapsfører fort føles som en unødvendig luksus. Moderne regnskapssystemer er i dag bygget for amatører. De hjelper deg med å skanne kvitteringer med mobilen, foreslår automatisk føringskontoer og lar deg sende inn skattemeldingen med noen få klikk.

Ulempen er risikoen for feil. Sanksjonene fra myndighetene kan bli tøffe hvis du bommer på frister eller tolker fradragsreglene feil. For eksempel har du kun fradragsrett for kostnader som er til direkte nytte i næringsvirksomheten din. Å utfordre denne grensen med private innkjøp er en klassisk felle ved bokettersyn.

Hvilken løsning passer best for din bedrift?

Gjøre alt selv i regnskapsprogram

Små enkeltpersonforetak (ENK) med få månedlige bilag og enkel økonomi.

Meget lav - du betaler kun en fast månedssum for programvarelisensen.

Høy - du må bruke egne kvelder og helger på å punche bilag, avstemme bank og sjekke frister.

Moderat til høy - krever at du holder deg oppdatert på skatteregler og mva-frister selv.

Kombinert løsning (Gjøre litt selv, la proffene ta årsavslutningen)

Mindre aksjeselskaper eller voksende ENK som vil ha full kontroll, men sove godt om natten.

Moderat - du betaler lisens pluss timer til ekstern konsulent for kvalitetssikring.

Medium - du tar unna den daglige faktureringen, men slipper unna det tyngste papirarbeidet.

Lav - en statsautorisert rådgiver går over tallene dine før de sendes inn til Altinn.

Sette bort alt til statsautorisert regnskapsfører

Større selskaper med ansatte, mva-plikt, komplekse varelager eller høyt transaksjonsvolum.

Høy - regnskapsførere tar timebetalt, og årsavslutningen alene kan koste betydelige summer.

Minimal - du videresender bare fakturaer og kvitteringer, og frigjør tid til kjernevirksomheten.

Minimal - byrået har profesjonsansvar og forsikring som dekker eventuelle formelle feil.

Hanhs regnskapssmell: Fra Excel-kaos til kontroll

Hanh, en 32 år gammel frilansdesigner i Oslo, startet sitt eget enkeltpersonforetak for å tilby designtjenester. I starten sparte hun penger ved å samle alle kvitteringer i en skoeske og føre inntektene i et enkelt Excel-ark en gang i halvåret.

Første smell kom da hun plutselig passerte mva-grensen uten å merke det selv. Da Skatteetaten sendte varsel om manglende mva-oppgave, fikk hun panikk - hun ante ikke hvordan hun skulle etterfakturere kundene sine for merverdiavgift.

I stedet for å gi opp, innså hun at Excel var boikott av egen suksess. Hun skrinla regnearket, kjøpte et skybasert regnskapsprogram, og brukte en hel helg på å plotte inn historiske data og rydde opp i mva-kaoset.

Etter fire uker med det nye systemet rapporterte Hanh at tidsbruken på administrasjon sank drastisk. Hun har nå full oversikt over skattefradragene sine, og oppgavene sendes inn direkte til myndighetene i rute uten stress.