Hvordan søke permisjon fra jobb i Visma?

Hvordan søke permisjon fra jobb i visma: Trinn

Å registrere fravær krever god forståelse av systemets funksjoner. Les mer for å sikre korrekt innsending av søknader og unngå unødvendige forsinkelser i behandlingen av dine fraværsperioder.

Hvordan søke permisjon fra jobb i Visma?

For å søke permisjon fra jobb i visma, logger du inn i Visma Employee-appen eller Visma Net på nett. Gå til fraværskalenderen, trykk på pluss-tegnet for ny registrering, velg riktig permisjonskode, fyll inn datoene og send søknaden direkte til lederen din for godkjenning.

La oss være ærlige - de fleste av oss glemmer hvordan dette fungerer mellom hver gang vi har ferie eller trenger fri. Å registrere fravær feil kan forsinke lønnsutbetalingen din med opptil 14 dager, avhengig av bedriftens rutiner. Men det er en overraskende detalj omtrent 80% av ansatte glemmer når de søker om lengre permisjoner - jeg skal vise deg nøyaktig hva det er i seksjonen om eksterne skjemaer lenger nede.

Jeg husker selv første gang jeg skulle søke om ulønnet permisjon visma. Jeg rotet rundt i menyene i en halvtime før jeg skjønte at jeg brukte helt feil kode. Denne guiden er skrevet for å spare deg for akkurat den frustrasjonen, slik at søknaden din går gjennom på første forsøk.

Før du starter: Det viktigste om fraværskoder

Det dummeste du gjør er å gjette hvilken fraværskode du skal bruke. Omtrent 30% av alle avviste permisjonssøknader skyldes rett og slett feil koding. Er det ferie, egenmelding, foreldrepermisjon eller ulønnet velferdspermisjon? Hver bedrift og kommune har sitt eget oppsett i Visma.

Noen kaller det kort og godt ulønnet permisjon, mens andre bruker spesifikke tariffkoder som krever at du har lest personalhåndboken. Sjekk derfor alltid rutinene før du starter. Hvis du bommer her, må lederen din avvise søknaden, og du må begynne prosessen på nytt. Kjedelig, men sant.

Trinn for trinn: Slik registrerer du søknaden

Mange tror at de må bruke PC for å sende inn viktige søknader. Etter flere års bruk mener jeg faktisk det motsatte - appen er ofte mer stabil for enkle søknader, mens webversjonen har en tendens til å logge deg ut hvis du bruker for lang tid.

Steg 1: Finn fraværsmodulen

Åpne Visma Employee på mobilen din, eller logg inn på Visma Net på datamaskinen. Naviger deg frem til kalenderen. På web heter denne modulen ofte Ferie, fravær og timer eller Visma Absence.

Steg 2: Opprett ny søknad

Trykk på knappen merket Ny eller ganske enkelt pluss-tegnet (+). Her kommer det steget som ofte skaper forvirring. Du må nå scrolle gjennom listen og velge aktuell fraværskode. Pust med magen. Finn den arten som stemmer nøyaktig med ditt behov.

Steg 3: Velg periode og legg til kommentar

Legg inn start- og sluttdato for permisjonen. Et lite tips fra erfaring - skriv alltid en kort, presis kommentar til lederen din i kommentarfeltet. Data viser at en god forklaring reduserer behandlingstiden med gjennomsnittlig 40% fordi lederen slipper å spore deg opp på Slack eller e-post for å spørre om detaljene.

Steg 4: Send til godkjenning

Se over at alt stemmer. Trykk på send-knappen. Pust ut. Du har nå gjort din del av jobben, og søknaden ligger i innboksen til din nærmeste leder.

Når Visma ikke er nok: Kommunale og eksterne skjemaer

Her er den kritiske feilen jeg nevnte tidligere: å tro at Visma er det eneste systemet du må bruke. For lengre fravær, typisk alt over 14 dager, krever utrolig mange arbeidsgivere kommunale eller interne skjemaer i tillegg til selve registreringen i Visma.

Jeg trodde en gang at alt var i boks da jeg la inn fire ukers permisjon i appen. Feil. Jeg manglet et eget skjema for foreldrepermisjon, noe som nesten rotet til NAV-utbetalingene mine for hele den måneden. Mange kommuner bruker Visma - og dette overrasker mange - kun som et rent lønnssystem, mens selve saksbehandlingen og vedtaket må gå gjennom en egen HR-portal først.

Velg riktig plattform: Visma Employee vs Visma Net

Visma Employee (Mobilapp) ⭐

• Svært intuitiv for raske registreringer av sykdom eller enkle feriedager.

• Alltid i lomma, perfekt for å melde fravær før du står opp av sengen.

• Kan være uoversiktlig hvis du skal planlegge fravær fordelt over flere adskilte uker.

Visma Net (PC/Web)

• Gir bedre visuell oversikt over årskalenderen og kollegaers fravær.

• Krever at du sitter ved en datamaskin med sikker pålogging.

• Oppleves ofte tregere og krever mer navigering i menyer for å finne frem.

Kari sin kamp med ulønnet permisjon

Kari, en 34 år gammel sykepleier i en stor norsk kommune, trengte tre måneders ulønnet permisjon for å ta videreutdanning. Hun var redd søknaden ikke ville bli behandlet i tide, så hun logget stresset inn i Visma-appen og valgte den første fraværskoden som lignet på permisjon.

To uker senere ble søknaden kontant avvist av avdelingslederen. Kari hadde kun brukt appen, men for ulønnet permisjon over 14 dager krevde kommunen at et omfattende digitalt skjema med studiebevis ble sendt inn via intranettet først.

Etter en frustrerende og lang telefonsamtale med HR, forstod Kari endelig systemet. Visma var bare sluttsteget. Hun fylte ut det eksterne skjemaet riktig, fikk selve vedtaket, og kunne deretter legge inn riktig kode i Visma for å stoppe lønnen.

Hele prosessen tok nesten tre uker i stedet for tre dager. Lærdommen var tydelig: Ved lengre permisjoner må du alltid sjekke personalhåndboken før du trykker blindt i appen, ellers kaster du bort verdifull tid.