Hvor lenge skal personalmapper oppbevares?

Hvor lenge skal personalmapper oppbevares? Lagringstid

Arbeidsgivere må ha oversikt over hvor lenge skal personalmapper oppbevares. Riktig håndtering av personopplysninger sikrer personvern og overholdelse av gjeldende lover.

Hvor lenge skal personalmapper oppbevares?

Spørsmålet om hvor lenge personalmapper skal oppbevares kan knyttes til flere ulike regelverk, og svaret avhenger i stor grad av hvilke opplysninger som ligger i mappen. I henhold til lov om statsansatte kan opplysninger om ordensstraff lagres i personalmapper i 5 år. Dette kan gi en pekepinn for oppbevaringstid personalmappe for andre arbeidstakere også, selv i privat sektor. Arbeidsgiveren bør imidlertid spesifisere hvor lenge en konkret advarsel vil bli lagret.

Hva sier lovverket om oppbevaringstid for personalmapper?

Når et arbeidsforhold avsluttes, oppstår det ofte uklarheter rundt sletterutiner og oppbevaringstid. Personopplysningsloven og personvernforordningen (GDPR) slår fast at personopplysninger ikke skal lagres lenger enn det som er nødvendig for formålet de ble samlet inn for. For personalmapper betyr dette at ulike dokumenter har ulik slettefrist. Generelle lønnsopplysninger og regnskapsbilag må eksempelvis tas vare på i 5 år på grunn av bokføringsloven, mens lagring av personalmapper med historikk må vurderes ut fra saklig behov.

Det kan ofte oppleves rotete å administrere personalsyn eller personalmapper i virksomheter uten en klar rutine. Mange har en tendens til å lagre alt fra søknads-E-poster til gamle permisjonssøknader i årevis, uten å være klare over at dette kan stride mot personvernets prinsipper om dataminimering.

Forskjellen mellom offentlig og privat sektor

Offentlige virksomheter er underlagt arkivloven og offentlighetsloven, noe som betyr at store deler av personalarkivet skal bevares for ettertiden eller avleveres til et offentlig arkiv. Private bedrifter har en annen hverdagsrealitet. De har ikke den samme plikten til evig bevaring, men må slette opplysninger så raskt de ikke lenger fyller en funksjon for arbeidsforholdet.

Sletting av advarsler og negative notater

Når det gjelder skriftlige advarsler eller disiplinære reaksjoner, finnes det sjelden en absolutt lovbestemt tidsfrist for private virksomheter, men praksis viser at en periode på mellom 6 måneder og 3 år er det vanlige. Hvis en advarsel blir liggende evig, mister den sin hensikt som et korrigerende verktøy. Arbeidsgiver bør derfor alltid opplyse om regler for sletting av personalmappe når advarselen gis.

Dette er et område hvor mange ledere og arbeidsgivere gjør feil.

Dersom en konflikt er løst og forholdene har bedret seg, bør den skriftlige advarselen fjernes fra mappen umiddelbart. Å opprettholde gamle synder uten saklig grunn skaper bare et urettmessig stempel på arbeidstakeren.

Sammenligning av oppbevaringsregler basert på dokumenttype

Lønns- og regnskapsopplysninger

Bokføringsloven

Dokumentasjon for skatt og regnskap

5 år etter regnskapsårets slutt

Advarsler og ordensstraff

Lov om statsansatte / Vurdering av saklig behov

Korrigerende tiltak i arbeidsforholdet

Vanligvis 3 til 5 år (5 år for statsansatte)

Søknader fra jobbsøkere

Personvernforordningen (GDPR)

Mulighet for klage på ansettelsesprosessen

Normalt inntil 6 måneder uten samtykke

Sletterutiner i praksis hos en mellomstor bedrift

TechNor, en bedrift med 50 ansatte i Oslo, oppdaget at de fremdeles lagret personalmapper for personer som hadde sluttet for ti år siden. HR-ansvarlig var usikker på om denne praksisen var lovlig.

Første forsøk: De forsøkte å slette alt ukritisk for å spare tid, men slettet ved uhell dokumenter knyttet til pensjon og lønn som de faktisk trengte å beholde i henhold til bokføringsloven.

Etter å ha revurdert strategien, lagde de en struktur der opplysninger ble delt inn i kategorier med faste slettefrister, og satte opp en årlig rutine for gjennomgang.

Resultatet ble at de unngikk potensielle brudd på personvernregelverket samtidig som de beholdt det lovpålagte materiellet. Rutinen tok noen uker å etablere, men ga full kontroll over personalarkivet.